Содержание

Введение

Краткая характеристика места прохождения практики

Информационные потоки

Бизнес процессы организации

Исследование эффективности информационных технологий

Оценка эффективности применения информационных потоков

Разработка предложений по модернизации информационной системы и совершенствование управления ею.

Заключение

Введение

Местом прохождения моей практики являлась организация ЗАО «Универсал», в отделе IT.

Предприятие «Универсал» основано в 1980 году и  на сегодняшний день работает рентабельно, своевременно выплачивает заработную плату работникам. Несмотря на все трудности и на финансовый кризис, предприятие работает стабильно. В предприятий средний уровень информационных технологий при небольшом количестве сотрудников. 

Предприятие до распада СССР выполняло 887 видов услуг бытового обслуживание по Ростовской области. После распада СССР связи с изменениями, предприятие стало городским, и по возможности выполняет и предоставляет свои услуги. «Универсал» является Закрытым Акционерным Обществом (ЗАО) города Ростова-на-Дону. 

    Все документы отчётности по истечении сроков сдаются в областной архив.

Свою деятельность компания ведёт только в Ростовской Области.

Так же под управлением «Универсала» имеется база отдыха «Бабиевский Причал». Эта база отдыха повышенной комфортабельности, уюта, тепла и просто хорошего времени провождения.

Приемлемые цены, хорошее обслуживание клиентов, природа, расположение вдоль левобережья Дона.

Компания занимается:

   — Сдача в наём собственного нежилого недвижимого имущества;

Прокат бытовых изделий и предметов личного пользования

   — Оказания бытовых услуг населению, в том числе прокат, телерадиобыттехники, сложнобытовой техники, а так же предметы культурно-бытового назначения, и хозяйственного обихода.

   — Ремонт и строительство зданий и сооружений, непроизводственного назначения.

   — Общестроительные работы, осуществляемые под рядным и хозяйственным способом. 

Компания постоянно стремится к расширению спектра своих услуг и к увеличению области применения своей деятельности. ЗАО «Универсал» работает с разными уровнями обеспеченности клиентов.

В работе с клиентами компания использует стандартные IT технологии обслуживания, а для увеличения скорости обслуживания клиентов, идёт увеличение количества персонала, позволяющие быстро и качественно составить требуемый заказ и оформить необходимый пакет документов.

Цель прохождения практики является ознакомление с информационными технологиями и системой управления компании и повышения личных профессиональных навыков.

Задачей практики является проработка следующих обязательных вопросов:

1. Краткая характеристика базы практики, описание деятельности организации.

2. Организационная структура и функции подразделений организации.

3. Ознакомление с применяемыми информационными технологиями в организации.

4. Изучение информационных потоков между структурными подразделениями и другими организациями, использование сетей.

5.   Оценка эффективности применения информационных потоков.

6. Анализ эффективности применения информационных технологий в организации.

7. Обобщение практики применения информационных технологий в организации.

Которые будут рассмотрены в отчёте.

Краткая характеристика места прохождения практики

ЗАО «УНИВЕРСАЛ» компания, по прокату быт. Техники и аренде помещении. Основные задачи компании:

Социальные задачи:

1. Эффективная система мотивации и стимуляции работников.

2. Личный и профессиональный рост персонала.

3. Хорошие условия труда, эффективность работ.

4. Наймы и обучение профессионалов.

Финансовые задачи:

1. Оптимизировать соотношение дохода и затрат организации.

2. Обеспечить максимум прибыли, при минимальных инвестициях.

Технологические задачи:

1. Совершенствоваться в области информационных технологии и IT иновации.

2. Поддерживать актуальный товар в области быт техники.

3. Стать лучшим поставщиком для своих клиентов.

4. Постоянно рекламировать и улучшать товар, предлагаемый клиентам.

5. Использовать в своей деятельности передовые информационные технологии.

6. Проводить анализ и опрос в области потребителей и их потребностей.

Организационные задачи:

1. Реализовывать цели и задачи организации.

2. Использовать актуальную и оптимальную систему управления и разработать структуру организации.

3. Следовать полному учёту и контролю отчётов и должностных обязанностей.

4. Разработка штабного расписания.

Цель компании:

Стать лидером прокатных компаний региона, по объему продаж и доходности, основываясь на графики, рейтинг и статистику области.

Для реализации своих целей компания руководствуется принципами деятельности:

Стремление быть лучшими — каждый в своей области, способствуя лидерству компании.

Каждый работник четко выполняет свою цель в организации и соответствует цели деятельности компании. Каждого работника объединяет стремление к успеху. Как компания, так и работники заботятся об общем благополучии. 

Каждый сотрудник бережно относится к имуществу компании. Старается сделать все для ее успешной долгосрочной деятельности.

Работники делают все возможное для выполнения своих обязательств, ценят ответственности и дисциплину.

Компания реализует новые идеи, которые позволяют решать стоящие перед нами задачи, достигать эффективной работы предприятия. Каждый работник стремится максимально использовать свои способности.

Предприятие заботится о своих работниках их здоровье и отдыхе, развитии и профессиональном росте.

Организационная структура

В состав компании «Универсал» входят:

 

   

  

 

В схеме компании не описан отдел IT, так как информационный отдел подчиняется напрямую начальнику IT. В отделе IT  работаю 3 практиканта, системный администратор, его помощник и администратор баз данных. Я проходил практику в качестве системного администратора. В мои обязанности входило: настройка оборудования, обслуживание, устранение неполадок с сетью и техникой и многое другое.

Информационные потоки

Исходя из организационной структуры, опишем информационные потоки:

 

DFD – диаграмма потоков данных.

Сотрудники компании делают заявки на выдачу определенной техники или услуг. Компания в свою очередь выдает необходимые, заказанные товары на склад. Все выданные товары фиксируются и заносятся в информационную базу, после чего они появляются в списке доступных товаров для заказа.

Далее менеджеры по продажам и торговые представители из блока «приём заказов» могут принять заказ у клиента. Они составляют определённый перечень товаров и оформляют заказ, после чего он передаётся в отдел выдачи.

Бизнес процессы организации

 

IDEF0 – диаграмма описания бизнес процессов.

Применяемые информационные технологии в организации

В компании «Универсал» используется стандартные компьютерные технологии, локальная сеть, база данных 1С, средства телефонной связи, факс и другое. Все это позволяет эффективно осуществлять работу компании.

В базе данных отображаются различные данные, товары, персонал с которыми компания имеет дело, также в неё заносятся новые компании, недавно появившиеся на рынке. Эта база находится на центральном сервере, подключится к которому, может любой оператор компании имеющий определённый доступ. В этой базе формируются списки товаров и клиентов, с их данными, контактами и особыми пометками. Имеется система 1с с карточками клиентов и записями об аренде оборудования.

Задача IT-отдела состоит в том, чтобы поддерживать эту систему рабочей, по возможности улучшить её. А также поддержание работоспособности компьютерного оборудования и настройка оборудования для продаж.

Исследование эффективности информационных технологий

Обмен информационными потоками в компании происходит посредством:

— совещаний, телефонных переговоров, электронных писем, факсов;

— у компании временно отсутствует интернет сайт, который на мой взгляд стоит создать и максимально усовершенствовать;

— коммуникабельность с партнерами компании посредством телефонных переговоров, и также личного общения.

Анализ информационного обеспечения принятия управленческих решений позволил сделать следующие выводы о наличии положительных и отрицательных тенденций.

Положительные тенденции:

1. Раздача визиток
2. электронная рассылка
3. Реклама через СМИ (интернет, газеты…)

Отрицательные тенденции:

1. Отсутствие Web-сайт.

2. Электронная рассылка — часто массовая рассылка распознается как спам

3. Телефонные разговоры — занимают большое количество времени, и далеко не всегда приводят к ожидаемому результату.

Оценка эффективности применения информационных потоков

Внедрение и разработка и современных Автоматизированных Информационных Технологий Управления требует не малых единовременных затрат, эксплуатационных расходов, затрат живого труда. При обосновании целесообразности осуществления таких затрат инвестор обычно требует предоставления расчетов оценки эффективности проводимых мероприятий, дабы быть уверенным, в том, что вложенные инвестиции принесут ожидаемый доход

В целом проанализировав все вышеперечисленные информационные потоки в отделе, можно сделать вывод, что самым эффективными являются средства информационной связи, такие как интернет, и в частности ВЕБ сайт. Он занимает большое количество времени, но имеет необходимую отдачу.

Общение с потенциальными клиентами и постоянное живое общение с настоящими клиентами, организация бесплатной рекламы и стоек для товара, всё это приносит результат для компании ЗАО «УНИВЕРСАЛ». Нигде не обходится без самых элементарных средств MS Office, такие как PowerPoint, Word, Excel, системы 1С и другие. Также сети интернет, и других программ разработки и управления организационных структур.

Единственный недочёт это сайт организации, его отсутствие это большой минус для организации, хотя потенциально он разрабатывается для более крупных целей. Его можно было бы использовать как мощный рекламный и информационный инструмент, но увы, он временно не работает.

Разработка предложений по модернизации информационной системы и совершенствование управления ею.

Я предлагаю, первым делом создать и максимально улучшить сайт организации, который перед данным использованием следует тщательно отладить. Следует провести тщательную работу по улучшению IT технологии, а так же заняться рекламой через СМИ. Новые клиенты и посетители, смогут заходить на сайт, регистрироваться, отслеживать текущие, прошедшие и будущие новости, это увеличит посещаемость, а также мы получим возможность оперативно получать обратную связь от участников и посетителей, что несомненно даст возможность по улучшению нашего будущего обслуживания.

Управление всей этой системой, возлагают на  IT работников. Помощь в обслуживании и наладке, будут осуществлять люди из IT отдела. Но доступ к подробной информации должен иметь ограниченный круг лиц. 

Заключение

За время работы в ЗАО «Универсал» я освоил азы работы в информационном отделе данной компании.

 Я выполнял следующие виды работ:

— настраивал и обновлял БД;

— отладка сетевого подключения и интернета;

— устранял проблемы с сетью;

— установка и обновление ПО;

В процессе прохождения практики:

— усовершенствовал имеющие коммуникативные навыки;

— усовершенствовал навыки работы с БД;

— получил подробную информацию о товарах;

— получил опыт работы в команде

Я получил огромный опыт работы в «Универсал».