Эксперт

Сергей

Задать вопрос

Мы готовы помочь Вам.

Управление внедренческими проектами на базе MS Project 

В данной работе мы рассмотрим методику ведения проектов в группе от 2 до 10 человек. Такая численность группы была выбрана потому, что таков типовой размер рабочей группы в средней российской компании. В качестве инструмента автоматизации ведения проектов используется MS Project.

Наша методика построена на анализе сквозного примера ведения проекта по внедрению некого программного продукта. Внедрением ПО (программного обеспечения) вынуждена заниматься любая организация, поэтому частные особенности ведения таких проектов могут оказаться полезны всем. Сама методика ведения проектов не ориентирована на конкретный вид проектов и может быть использована для других видов работ.

Стандартный ход проекта

Стандартный подход к проектному управлению состоит из следующих этапов:

1. Постановка задачи (фиксация цели проекта). 
2. Планирование (выработка плана и бюджета). 
3. Контроль и анализ исполнения, коррекция планов. 
4. Закрытие проекта по формальной процедуре и анализ статистики .

Техника планирования

Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д. 

Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы:

1. Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели. 
2. Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу. 
3. Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов). 
4. Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время. 
5. График работ в MS Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы. 
6. Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают не обращая внимание на прогнозируемую себестоимость проекта. 
7. Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ «План проекта».

Постановка задачи

Проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.

Документ «Постановка задачи» должен отвечать на следующие вопросы:

1. В какие сроки должна быть достигнута цель? 
2. Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)? 
3. Каким способом измерить достижение цели? 
4. Как распределены ключевые обязанности в проекте (кто за что отвечает)? 
5. Согласен ли спонсор с определением цели и условиями ее достижения?

В нашем примере цель проекта заключается в адаптации и внедрении некой системы документооборота. В нашем случае задание было письменным, не был определен только способ измерения того, что цель достигнута; последствия этого мы увидим далее.

Список работ

Перейдем непосредственно к нашему примеру. Предположим, получена постановка задачи на адаптацию и внедрение некого продукта Web Work Flow. Запустим Microsoft Project и приступим к созданию компьютерной модели проекта.

После запуска MS Project мы видим список для ввода задач с графической схемой проекта (Gantt Chart).

Сохраните проект на собственном диске: Файл – Сохранить с именем Сквозная задача

1. Вначале установим нужную нам дату начала проекта 22.01.2009 – пункт меню Проект \Сведения о проекте. 

2. Затем определим список этапов, соответствующих технологии внедрения.

1.Начало проекта (Заказ на разработку ИС)

2.Постановка

3.Проектирование

4.Реализация

5.Завершение проекта (Акт внедрения ИС)

3. Теперь определим список подзадач для каждого технологического этапа проекта. Введем этапы с подзадачами в MS Project. Завершение каждого этапа проекта отметим отдельной задачей – контрольной точкой (вехой). Задачи начала и завершения проекта также пометим как вехи.

4. Исходя из трудоемкости работ, квалификации и количества исполнителей введем предполагаемую длительность задач.

Замечание. В MS Project есть возможность указывать, что некоторые сроки являются ожидаемыми, а не точными. Рядом с такими сроками выставляется знак вопроса.

5. Ориентируясь на приоритеты задач и особенности технологии, назначим последовательность задач. 

Включите опцию «суммарная задача проекта» для того, чтобы видеть обобщенную статистику по проекту (общая длительность, трудоемкость, стоимость и т.д.) – меню Сервис\ Параметры —  вкладка Вид  — опция суммарная задача проекта.

С помощью мастера диаграмм (команда меню Формат \Мастер диаграмм Ганта) настройте диаграмму Ганта на отображение критического пути проекта. MS Project выделит красным цветом критический путь проекта, т.е. те задачи, которые определяют его длительность.

Рекомендации:

1. Точный срок следует указывать только для задачи «Начало проекта», все остальные сроки должны быть относительными. Таким образом, вы всегда можете легко перенести проект на другую дату — все сроки пересчитаются автоматически. 
2. Все технологические этапы следует завершать контрольными точками. Дело в том, что по технологии некий законченный результат может быть получен только в определенное время, и именно в данный момент следует провести контрольный осмотр проекта. Жестко и подневно контролировать исполнение отдельных задач часто не имеет смысла, т.к. исполнителям обычно приходится исполнять задачи не в том порядке, как указано в плане. 
3. Не используете связи между задачами разного уровня. В этом случае один технологический этап привязывается к внутренней структуре другого этапа. Это сковывает свободу модификации планов в рамках отдельных этапов. Если используются связи только на одном уровне (задача-задача, этап-этап), вы можете без затруднений изменить состав и последовательность задач внутри некого этапа. 

Ресурсы

Измените значения единиц вывода ресурсов с процентов на числовые значения. Для этого выберите в меню Сервис \ Параметры вкладку Планирование и установите параметр Показывать единицы назначений в виде: числовых значений.

После определения состава задач и сроков их выполнения введем список исполнителей — ресурсов, необходимых для реализации проекта. 

Для определения бюджета проекта назначим расценки на ресурсы в соответствие с таблицей (Вид \ Лист ресурсов).

Назначим ресурсы задачам в соответствии с таблицей.

В результате после указания ресурсов менеджер автоматически получает график работ.

Совет. Если нужно производить учет административных расходов, т.е. затрат на управление проектом, можно использовать следующий прием. Нужно указать в MS Project менеджера в качестве ресурса на весь технологический этап. Соответственно продолжительности этапа будет производиться учет административных расходов по трудоемкости и себестоимости. Если менеджер ведет одновременно несколько проектов, можно указать процент нагрузки менеджера по данному проекту.

Рекомендации:

1. Наличие перегрузки (overtime) — это, скорее всего, ошибка планирования, связанная с тем, что вы поставили одному исполнителю две задачи одновременно. 
2. Для планирования наиболее удобна повременная система начисления затрат. Это позволяет избежать сложных торгов со специалистами, работающим по подряду, относительно стоимости работ. Достаточно один раз согласовать стоимость человеко-часа, далее вопрос заключается только в обсуждении трудоемкости. 
3. MS Project умеет учитывать и материальные ресурсы. MS Project может запоминать инвентарные номера, что очень удобно для учета. Повременную амортизацию ОС можно учитывать через параметр Std. Rate («Стандартная ставка»). Списание на манер МБП можно учитывать через параметр Cost/Use («Затраты на использование»). В нашем примере для проекта требуется закупка сервера, по применяемой нами учетной политике затраты на сервер целиком списываются в проект.
4. Кроме того, существуют так называемые общефирменные расходы (ОФР). Однако их большинство софтверных компаний включает в стоимость человеко-часа специалиста. Т.е. стоимость часа работы Аналитика это его зарплата плюс общефирменные расходы на него. В вопросе ОФР менеджеру следует обратиться к финансовому директору компании, если его беспокоит прибыльность проектов, то он вычислит норму ОФР на каждого сотрудника. 
5. Поясним некоторые тонкости ценообразования на контрактные работы. Сначала вы договариваетесь с исполнителем о стоимости человеко-часа и заносите ее в MS Project как Standart Cost Rate (Стандартная ставка). Затем вы торгуетесь с исполнителем только о сроке, цена получается автоматически. После этого срок фиксируется в базовом плане проекта и превышение сроков по вине исполнителя не оплачивается (если вы не оговорили иное).

План с бюджетом

После назначения расценок на ресурсы мы автоматически получили план с бюджетом.

План = Задачи + Сроки + Стоимость + Ресурсы.

Выведем суммарные данные проекта (команда Вид \Таблица \Суммарные данные).

Из этой таблицы видны следующие основные параметры проекта:

• Длительность  — 60 дней;
• Трудоемкость —  1 480 человеко-часов
• Себестоимость – 232 000 руб.
• Сроки 
• Исполнители и ответственные лица

Рекомендации. Данные по затратам можно использовать для ценообразования проекта. В нашем случае затраты на проект составляют 232000руб. Конечная цена проекта может быть скорректирована из маркетинговых и стратегических соображений.

Покажите результат преподавателю и сохраните проект.