ВОПРОСЫ:

1. Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельностью
2. Электронный документооборот
3. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия
4. Защита электронной документации
5. Системы электронного документооборота
   1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» определены следующие понятия.

• документ — зафиксированная на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• электронный документ — это информация, зафиксированная на электронном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом;
• электронный носитель — материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами;
• документирование — запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам;
• документооборот — процесс движения документа при помощи различных информационных технологий от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения (документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно);
• документационное обеспечение управления (управленческой деятельности) — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организациях.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

1. Идентификационный код источника;
2. Электронная подпись автора документа;
3. Код формы документа;
4. Номер документа;
5. Дата, время создания или модификации документа.

В традиционном бумажном документообороте авторство документа и его подлинность (аутентификация) подтверждаются рукописной подписью и печатью, поскольку текст документа и удостоверяющие реквизиты жестко связаны с материальным носителем. В электронных  документах такой связи нет.

Для установления подлинности автора электронного документа и отсутствия изменений, в полученном по каналу связи документе, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Согласно Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» ¾ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи,  а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.

ЭЦП имеет не физическую, а логическую природу – это просто последовательность буквенно-цифровых символов (кодов), передаваемых вместе с электронным документом и которая позволяет однозначно связать автора документа, содержание документа и владельца ЭЦП.

Использование ЭЦП имеет недостатки – необходимо специальное техническое (средства криптографии, передачи данных и т.п.), организационное (в соответствии с законодательством государства, на территории которого используется данное средство ЭЦП; в России – это закон о цифровой подписи) и правовое обеспечение.

Для однозначной идентификации автора электронного документа, необходимо, чтобы ЭЦП обладала уникальными признаками, известными только отправителю и получателю сообщения. Это достигается применением средств шифрования (криптографии).

ЭЦП выполняет следующие функции:

• удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;
• не дает самому этому лицу возможности отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом;
• гарантирует целостность (неизменность) подписанного документа.

Способы создания электронных документов:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца;
2. Сканирование немашинного документа и преобразование в стандартный формат машинного документа;
3. Программный способ создания машинного документа, в т.ч. вставка в документ внедренных или связанных объектов (согласно технологии OLE);
4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;
5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

• документирование;
• делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документы являются информационной основой деятельности предприятия, именно в документах сосредоточено до 85 % процентов информационных ресурсов предприятия.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости создания на предприятиях системы управления документами и документооборотом.

Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта.

Система электронного документооборота должна поддерживать работу с файлами электронных документов, обеспечивая их создание и редактирование, сканирование и печать, прием и отправку, хранение и поиск.

Важной интерфейсной компонентой современной системы электронного документооборота является так называемый документальный портал — средство взаимодействия персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, построенное на основе веб-технологий.

Обязательной компонентой любой системы электронного документооборота являются средства безопасности, обеспечивающие гарантию подлинности электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).

Управление электронным документооборотом  —  это организация движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Общая классификация систем документооборота

1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации.
2. Системы с развитыми средствами workflow. Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.
3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
4. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Критерии выбора системы электронного документооборота:

1. Масштабы предприятия;
2. Степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;
3. Структура управления;
4. Наличие других систем автоматизации управления.
5. Интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;
6. Легкость освоения;
7. Удобство работы;
8. Обеспечение работы в сетях;
9. Надежность системы;
10. Защита от несанкционированного доступа.
    3. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ
11. Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами (напр. «документ принят к исполнению», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.). Пользователями являются – сотрудники ограниченного числа структурных подразделений (напр. управление делами, секретариаты, канцелярии и т.д.);
12. Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Пользователями являются – отдельные сотрудники подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс.
13. Информационные системы управления документами. Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации и их защиту. Эти документы хранятся в специализированных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. Пользователями являются – все сотрудники организации.

Основные функции ИСУДокументационным

обеспечением предприятия

1. Обработка и хранение документов, регистрация;
2. Работа с взаимосвязанными документами;
3. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
4. Передача документов между исполнителями;
5. Регламентация прав доступа;
6. Интеграция с внешними системами электронной почты;
7. Контроль исполнительской дисциплины;
8. Списание документов

Если рассматривать иерархию ИСУД по мере их расширения от частных к более общим, то она будет следующая:

1. Системы управления делопроизводством;
2. Системы управления документооборотом;
3. Системы управления документами.
   4. ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Информационная безопасность включает в себя:

• комплексную программу обеспечения безопасности информационных ресурсов предприятия,
• экономически обоснованную технологическую систему защиты.

Система защиты информации – это совокупность организационных и технологических мер, программно-технических средств, правовых и морально-этических норм, необходимая для безопасности информации.

Безопасность информации ¾ это обеспечение ее конфиденциальности, целостности и доступности законным пользователям.

Безопасность информации – состояние защищённости информации, обрабатываемой средствами вычислительной техники, находящейся на машинных и традиционных носителях от внутренних и внешних угроз.

Статья 21 Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб её собственнику, владельцу и иному лицу.

Закон подразделяет информацию по уровню доступа на следующие категории:

• общедоступная,
• открытая информация,
• информация о гражданах (персональные данные),
• конфиденциальная информация.

Конфиденциальная информация ¾ документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

По характеру угрозы электронным документам их можно разделить на следующие типы:

• угроза раскрытия информации;
• угроза нарушения целостности документа;
• угроза потери доступа к документу;
• угроза подделки документа.

По типу воздействия угрозы подразделяются на следующие типы:

• природные;
• техногенные катастрофы;
• деятельность людей (преднамеренные действия – злоумышленники, непреднамеренные ошибки персонала — нарушители).

Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

1. обеспечение надежности функционирования технических средств;
2. обеспечение резервирования каналов связи;
3. резервное дублирование информации;
4. ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;
5. разграничение прав доступа к файлам и папкам;
6. внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;
7. защита от вирусов;
8. защита от «взлома» сетей.

Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами в 2002 году был принят федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.

Применяемые методы и способы защиты можно объединить в четыре подсистемы, устанавливаемые в информационных системах:

1. Подсистема разграничения доступа ¾ осуществляет защиту входа в информационную систему с помощью программных (пароли) и программно-технических средств (электронные ключи, ключевые дискеты, устройства распознавания пользователей по биометрическим признакам и др.).
2. Подсистема регистрации и учета ¾ осуществляет регистрацию в специальном электронном журнале пользователей и программ, получивших доступ в систему, к файлам, программам или базам данных, время входа и выхода из системы и другие операции, выполняемые пользователями.
3. Криптографическая подсистема ¾ набор специальных программ, осуществляющих шифрование и расшифрование информации. Наличие криптографической подсистемы особенно необходимо в информационных системах, используемых для электронного бизнеса.
4. Подсистема обеспечения целостности (неизменности) информации включает в себя наличие физической охраны средств вычислительной техники и носителей, наличие средств тестирования программ и данных, использование сертифицированных средств защиты.
5. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Приведем главные отличительные черты основных систем документооборота, представленных в России.

Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». Изначально существовала система Docs Open. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion.

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь предназначена для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям. Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система.

Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными программами — это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Documentum

Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «Документум Сервисиз». Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров. Documentum — это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, — это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом — хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия (в электронной коммерции). Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а, кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoint Portal Server

Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив. Для доступа к архиву используется Web-клиент и компонент, интегрированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера. Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре, так как система, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

Optima Workflow

Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система может работать и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению — как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива — для этого есть другие продукты, например описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

«БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. «БОСС-Референт» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное назначение системы «БОСС-Референт» — создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референта» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой — она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД «БОСС-Референт». На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

«Дело»

Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик — компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) — взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД — Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

«Евфрат»

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба — от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет — система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании — системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Company Media

Система Company Media разработана российской компанией «Интертраст» на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации — и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом.

Lotus Domino.doc

Lotus Domino.doc представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов. Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии, что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes.

Staffware

Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одноименной компанией, распространяется в России фирмой «Весть-Метатехнология». Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

«Эффект-Офис»

«Эффект-Офис» — продукт петербургской компании «Гарант Интернешнл«. При невысокой цене он достаточно функционален — содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция — электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Т.о. выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.