Recruitment (hiring) is a key area within human resources. The process involves many decisions:

Should you hire a full-time employee on a permanent contract?

A full-time employee is likely to have a better skillset, more experience, more loyalty, and you will have more control over their time. On the other hand, you’re taking some risk with your commitment to this individual, and you will have extra costs (eg paid vacation) to consider. Other options might include:

• Fixed-term contracts.
• Part-time employees (eg students, retirees, individuals with children).
• Temporary help (‘temps’, recruited through an agency).
• Independent contractors and freelancers (who might work off your premises).
• Reorganizing the department to allocate work in a different way.

What job will the new employee do?

There will be certain job skills that the organization needs. If you’re replacing an existing employee, then an exit interview could help to clarify some of the issues. After some analysis you may produce:

• A job description that gives the job title, a summary of the job and a list of the main tasks or duties.
• A person specification that lists the knowledge, experience, qualifications and skills that you would like a candidate to have. These are often divided into ‘essential’ and ‘desirable specifications’.

How will you attract applicants?

Once you have a job opening, your first thoughts are likely to be internal applicants. If you don’t offer opportunities to existing employees, they’re likely to become demotivated and start looking elsewhere. But if you do need to recruit externally, then you can use a variety of electronic and print media such as an online posting on a jobs website, or a classified ad (or a display ad) in a newspaper. You can also use the services of a specialist employment agency, including headhunting firms for senior managers.

Another source of new recruits is referrals, i.e. suggestions made by colleagues, existing employees, etc. But beware: a workplace with too many friends results in a group that resists supervision, covers up for its members, socializes too much, ignores those not in the group, and causes problems if conflicts arise.

What kind of interview and selection process will there be?

You will begin by asking for and looking through CVs (BrE) or resumes (AmE), unless you have a special template or application form designed by the company. You will then draw up a shortlist of candidates and call these people for interview.

At the interview there are a number of stages that you will probably go through:

1  Begin by establishing rapport with the candidate. They will be nervous, and you want to put them at their ease so that they can answer questions properly. You can also check their ability to socialize and be friendly.

2  Outline the company background and where the job fits.

3  Encourage the candidate to talk about how their skills and experience are relevant. Ask open-ended questions and keep the interview moving and on track.

4  Close the interview, and indicate to the candidate the step and the timeframe.

5  Rate the candidate while they’re fresh in your mind. Keep a record.

After the interview, and depending on the job, there may be further tests. These can include practical tests (of manual skills or computing skills) and psychometric tests (eg problem-solving, decision-making, interpersonal skills). Some large companies have special assessment centers to do these tests.

Finally, before selecting the best candidate and making a job offer, you may want to do some background checks. At a minimum this involves calling former employers who were.

Набор персонала

Набор персонала (найм) – это важная область человеческих ресурсов. Данный процесс включает в себя множество вопросов:

Стоит ли принимать штатного сотрудника на постоянный контракт?

У штатного сотрудника, вероятно, будет лучший набор навыков, больше опыта, больше лояльности, и у вас будет больше контроля над его временем. С другой стороны, вы немного рискуете в отношении этого человека, и вам придется учитывать дополнительные расходы (например, оплачиваемый отпуск). Другие варианты могут включать:

• Срочные контракты.
• Сотрудники, работающие неполный рабочий день (например, студенты, пенсионеры, люди с детьми).
• Временная помощь (людей ищут через агентство).
• Независимые подрядчики и фрилансеры (которые могут работать за пределами вашей компании).
• Реорганизация отдела для другой работы.

Какую работу будет выполнять новый сотрудник?

Организации будут необходимы определенные профессиональные навыки. Если вы заменяете существующего сотрудника, то собеседование при увольнении может помочь прояснить некоторые проблемы. После некоторого анализа вы можете получить:

• Описание должности с названием должности, кратким описанием работы и списком основных задач или обязанностей.
• Особенности личности, в которой перечислены знания, опыт, квалификация и навыки, которыми вы бы хотели, чтобы обладал кандидат. Их часто делят на «основные» и «желательные».

Как вы будете привлекать соискателей?

Когда у вас появляется вакансия, вы, скорее всего, в первую очередь подумаете о внутренних соискателях. Если вы не предлагаете возможностей существующим сотрудникам, они, вероятно, потеряют мотивацию и начнут искать работу в другом месте. Но если вам действительно нужно нанимать сотрудников со стороны, вы можете использовать различные электронные и печатные средства массовой информации, такие как размещение в Интернете на веб-сайте вакансий или тематическое объявление (или медийное объявление) в газете. Вы также можете воспользоваться услугами специализированного агентства по трудоустройству, в том числе фирм по подбору персонала для руководителей высшего звена.

Еще один источник новых сотрудников — это рекомендации, то есть предложения, сделанные коллегами, существующими сотрудниками и т. д. Но будьте осторожны: на рабочем месте слишком много друзей приводит к тому, что группа не поддается контролю, прикрывает своих друзей, слишком много общается, игнорирует тех, кто не в ней, и вызывает проблемы, если возникают конфликты.

Какой будет процесс собеседования и отбора?

Вы начнете с запроса и просмотра резюме автобиографии или резюме, если у вас нет специального шаблона или формы заявки, которая принята в компании. Затем вы составите список кандидатов и пригласите этих людей на собеседование.

На собеседовании вы, вероятно, пройдете несколько этапов:

1 Начинайте с установления контакта с кандидатом. Они будут нервничать, и вы захотите их успокоить, чтобы они могли правильно отвечать на вопросы. Вы также можете проверить их способность общаться и быть дружелюбными.

2 Расскажите о компании и месте работы.

3 Поощряйте кандидата рассказать о том, насколько важны его навыки и опыт. Задавайте открытые вопросы и следите за тем, чтобы интервью продолжалось.

4 Завершите интервью и укажите кандидату временные рамки принятия решения.

5 Оцените кандидата, пока он еще есть в вашей памяти. Ведите протокол.

После собеседования, в зависимости от должности, могут быть дополнительные тесты. Они могут включать практические тесты (обычные навыки или навыки работы с компьютером) и психометрические тесты (например, решение проблем, принятие решений, навыки межличностного общения). В некоторых крупных компаниях есть специальные оценочные центры для проведения этих тестов.

Наконец, прежде чем выбрать лучшего кандидата и сделать предложение о работе, вы можете проверить его биографические данные. Как минимум, это включает в себя беседа с бывшими работодателями.

Pay and benefits

Performance-related pay

The pros and cons of option 3 above (i.e. performance-related pay), are well-known:

Pros   It provides a strong motivation to work well; colleagues know who isn’t pulling their weight and resent it if these people are paid the same.

Cons   It creates tension between colleagues; performance may be difficult to measure; employees stop focusing on quality of work and instead just focus on those factors that affect pay.

It is of course possible to give a bonus to everyone at the end of the year if certain targets are met, and this overcomes the objection about competition undermining teamwork.

 

Benefits

Benefits, the second area of compensation, are covered in the table below. Many of these have a minimum level that is required by law, but an option is for the company to offer more.

Плата и льготы

Оплата по результатам

Плюсы и минусы варианта 3 выше (т.е. оплата по результатам) хорошо известны:

Плюсы Такой вид дает сильную мотивацию для хорошей работы; коллеги знают, кто не работает, и возмущаются, если этим людям платят так же.

Минусы такой вид создает напряжение между коллегами; производительность может быть трудно измерить; сотрудники перестают сосредотачиваться на качестве работы и вместо этого сосредотачиваются на тех факторах, которые влияют на оплату труда.

Конечно, можно выдать бонус всем в конце года, если будут достигнуты определенные цели, и это преодолевает возражения о конкуренции, подрывающей командную работу.

 

Преимущества

Льготы, вторая область компенсации, описаны в таблице ниже. Многие из них имеют минимальный уровень, который требуется по закону, но компания может предложить больше льгот.

 

Time-off benefits Пособия	Annual leave days (paid vacation) Sick leave Time off for pregnancy (maternity leave), birth, moving house, etc. Ежегодные отпускные дни (оплачиваемый отпуск) Отпуск по болезни Отпуск по беременности (декретный отпуск), родам, переезду и т. д.
Insurance Страхование	Life insurance — attractive to people with families Private health insurance Disability insurance (for serious, permanent injuries that cause long-term loss of income) Страхование жизни — подходит для семейных людей Частное медицинское страхование Страхование нетрудоспособности (на случай серьезных, травм, повлекших за собой долгосрочную потерю дохода)
Pension plan (for retirement) Пенсионный план (для пенсии)	The employer usually sets up the plan and makes payments into it, but the employee can also make contributions Работодатель обычно составляет план и вносит в него платежи, но работник также может делать взносы.
Workers’ Compensation Компенсация работников	Protection against loss of income (and for medical payments) due to a work-related injury, accident or illness Защита от потери дохода (и медицинских выплат) из-за производственной травмы, несчастного случая или болезни
Fringe benefits Дополнительные преимущества	Car Laptop, mobile device, etc. Автомобиль Ноутбук, мобильное устройство и т. д. Membership of a health club Employee discount on the company’s own products Relocation expenses   Членство в клубе здоровья Скидка сотруднику на продукцию собственного производства. Расходы на переезд

 

Extra benefits offer great flexibility in how you reward employees. Research in the UK has shown that the most common benefits offered by large companies are employer pension plans, life insurance, and an increased number of annual leave days. Other popular benefits include professional development opportunities such as seminars conferences and courses.

Issues in the workplace

The previous two units covered recruitment, salary and benefits. These are the core areas of human resources (HR). But there are a whole variety of other workplace issues, both big and small, that HR managers have to deal with. Small firms often sort these things out informally, but in a large organization a union representative might become involved. Most of these areas have legal requirements that HR has to monitor, and the paperwork required for this may be a large part of the work of the HR department.

Working hours and overtime

These are usually clear in principle — but what about a situation where there is too much unpaid, unofficial overtime? And is it always clear whether training and travel count as part of the job, and whether working lunches count as ‘working hours’? HR could become very unpopular with other managers if it tries to enforce the rules in these areas too strictly.

Leave and absence

Again, the principles are clear — but what happens when a sick child needs looking after for several days? What happens if someone is missing work because of serious personal problems? What happens if everyone wants to take their holidays at the same time in the summer and there is no-one left in the office? What happens if it has become the norm for people to leave work early on Friday afternoon — but now the new CEO doesn’t like it and wants HR to do something about it?

Health and safety

There are statutory rules in this area, and every company has to maintain minimum levels of hygiene and comfort. But again there are issues that HR might have to deal with. Do all factory workers know the health and safety regulations? Are all the procedures being followed? The answer to the last question is probably ‘no’ in most factories — after some time people start to cut corners and pay less attention. Remember that if there is a serious workplace accident, then the employee affected might have a major claim against the company.

Dealing with harassment and bullying

This can begin in very subtle ways — and lead to a large compensation award against you if not dealt with properly.

Grievance procedures

An employee may have concerns or complaints about their work, employment terms, working conditions or relationships with colleagues. If so, they may want to discuss them or bring them formally to the attention of HR. They will expect HR to address and resolve these grievances. Is the procedure for doing this clear?

Disciplinary and dismissal procedures

Some types of behaviour — called ‘gross misconduct — are so serious that they’re likely to lead to dismissal without notice. These might include fighting, fraud, theft, etc. But what happens if an employee wants to appeal against the decision (‘It wasn’t my fault — he hit me first…’)? What is the appeals procedure? For other less serious types of behaviour, there may be a series of warnings given to the employee before dismissal is an issue. How are those warnings given?

Equal opportunities and diversity

Usually there is protection under the law from discrimination on the grounds of sex, race, ethnic origin, nationality, disability, sexual orientation, religion, age and marital status. But should the company go one step further and be actively promoting diversity? HR will have to implement such a policy if it has been decided, and it could well be divisive in the workforce. Groups that are currently favored will feel threatened, and there might be comments behind people’s backs that, ‘they only got the job because they’re …’

Work-life balance

Are there opportunities for working flexible hours or job sharing? This might be important for someone wanting to work from home, or a parent returning to work after a new baby. If HR creates the precedent that one person         can work from home one day a week, how do you stop everyone wanting to do it?

Whistle-blowing

What happens if an employee sees evidence of fraud or bribery? Is there a procedure for them to report this confidentially? What happens if they do report it, and then feel they’re being victimized afterwards for betraying their ‘ colleagues? What happens if they feel it’s being covered up by the company, that there is no use reporting it internally, and so they want to make it public? Increasingly, governments are putting in place legislation to protect whistle — blowers, and HR will have to enforce this.

Дополнительные преимущества гарантируют большую гибкость при вознаграждении сотрудников. Исследования, проведенные в Великобритании, показали, что наиболее распространенными льготами, предлагаемыми крупными компаниями, являются пенсионные планы работодателя, страхование жизни и увеличение количества дней ежегодного отпуска. Другие популярные преимущества включают возможности профессионального развития, такие как семинары, конференции и курсы.

Задачи на рабочем месте

Предыдущие два блока касались набора персонала, заработной платы и льгот. Это основные области человеческих ресурсов. Но есть целый ряд других проблем на рабочем месте, больших и малых, с которыми приходится иметь дело менеджерам по персоналу. Небольшие фирмы часто решают эти вопросы неформально, но в крупной организации может быть представитель профсоюза. Большинство из этих областей имеют юридические требования, которые отдел по персоналу должен контролировать, и необходимые для этого документы могут составлять значительную часть работы такого отдела.

Рабочее время и сверхурочная работа

Обычно они в принципе понятны — но как быть в ситуации, когда слишком много неоплачиваемой неофициальной сверхурочной работы? И всегда ли ясно, считаются ли обучение и командировки частью работы и считаются ли рабочие обеды «рабочим временем»? Отдел по персоналу может стать очень непопулярным среди других менеджеров, если попытается слишком строго соблюдать правила в этих областях.

Отпуск и выходные

Опять же, принципы ясны — но что происходит, если за больным ребенком нужно ухаживать в течение нескольких дней? Что произойдет, если кто-то не появится из-за серьезных личных проблем? Что произойдет, если все захотят провести отпуск летом в одно и то же время и в офисе никого не останется? Что произойдет, если для людей стало нормой уходить с работы рано утром в пятницу, но теперь новому генеральному директору это не нравится, и он хочет, чтобы отдел по персоналу что-то с этим сделал?

Здоровье и безопасность

В этой сфере действуют установленные законом правила, и каждая компания должна поддерживать минимальный уровень гигиены и комфорта. Но опять же есть проблемы, с которыми, возможно, придется столкнуться отделу по работе с персоналом. Все ли рабочие знают правила техники безопасности и охраны труда? Соблюдаются ли все процедуры? Ответ на последний вопрос, вероятно, на большинстве заводов — «нет» — через некоторое время люди начинают уделять меньше внимания. Помните, что в случае серьезного несчастного случая на рабочем месте пострадавший сотрудник может предъявить серьезный иск компании.

Как бороться с домогательствами и издевательствами

Это может начаться очень просто — и привести к крупной компенсации против вас, если с ней не разобраться.

Процедуры рассмотрения жалоб

У сотрудника могут быть проблемы или жалобы по поводу своей работы, условий найма, условий труда или отношений с коллегами. Если да, они могут захотеть обсудить их или официально довести до сведения отдела. Они ожидают, что отдел рассмотрит и разрешит эти жалобы. Ясна ли процедура для этого?

Дисциплинарные процедуры и процедуры увольнения

Некоторые виды поведения, называемые «грубыми проступками», настолько серьезны, что могут привести к увольнению без предварительного уведомления. Сюда могут входить драки, мошенничество, кражи и т. д. Но что произойдет, если сотрудник захочет обжаловать решение («Это не моя вина — он ударил меня первым …»)? Какова процедура обжалования? Что касается других менее серьезных типов поведения, то сотруднику может быть дан ряд предупреждений перед тем, как увольнение станет проблемой. Как даются эти предупреждения?

Равные возможности и разнообразие

Обычно закон защищает от дискриминации по признаку пола, расы, этнического происхождения, национальности, инвалидности, сексуальной ориентации, религии, возраста и семейного положения. Но должна ли компания сделать еще один шаг и активно продвигать разнообразие? Отдел по найму должен будет внедрить такую ​​политику, если она будет принята, и это вполне может вызвать разногласия среди сотрудников. Группы, пользующиеся в настоящее время благоприятными условиями, будут чувствовать угрозу, и за спиной людей могут появиться комментарии, что «они получили работу только потому, что они …»

Баланс между работой и личной жизнью

Есть ли возможности для работы по гибкому графику или разделения работы? Это может быть важно для кого-то, кто хочет работать из дома, или для родителей, которые возвращаются на работу после рождения ребенка. Если отдел по найму создает прецедент, когда один человек может работать из дома один день в неделю, как вы избавите всех от этого желания?

Проблема

Что произойдет, если сотрудник увидит доказательства мошенничества или взяточничества? Есть ли у них процедура, чтобы сообщить об этом конфиденциально? Что произойдет, если они все-таки сообщат об этом, а потом почувствуют, что подвергаются преследованию за предательство своих коллег? Что произойдет, если они почувствуют, что компания скрывает это, что нет смысла сообщать об этом внутри компании, и поэтому они хотят обнародовать это? Правительства все чаще принимают законы для защиты информаторов, и отдел кадров должен будет обеспечить это.

EXERCISES

1. Fill in the blanks in the sentences below with the words from the list: recruitment, workforce, probation, outplacement, lay-off, shop floor, fat, lean, over-worked, burned-out.
2. Human resources department are usually responsible for the recruitment of new employees.
3. In a factory setting, most employees will work on the shop floor where products are produced.
4. All of the employees of a company, when considered together as a group, are often called the company’s
5. When companies are struggling, everyone is expected to work longer hours to ensure the success. During those times, many people are over-worked.
6. If a company continues to have problems and is loosing a lot of money, they may need to lay-off employees without pay.
7. Probation is a period of time after a person is first hired and is expected to learn and operate at specified skill level and learn the policy of the new employer.
8. A company grows fat when it has hired too many people.
9. Executives and high-level workers are sometimes scheduled for outplacement meaning that they are helped with finding a new job after lay-offs.
10. People who have over-worked and have grown quite tired of their work, often say they are burned-out.

• Sometimes lay-offs and outplacements are necessary to make the company lean and more competitive.

2. Complete each two-word phrase in the sentences below with an appropriate word from the list: appraisal, career, ceiling, harassment, in service, opportunities, redundancies, retirement, reward, rotation, sharing, simulation, structured, vacant.
3. Training given to employees, often by an external provider, is called in service
4. An interview process where interviewers ask set questions in a fixed order is called a structured interview.
5. If two people agree to work part time on the same job, dividing the job between them, this is called job-
6. An interview or training situation which uses a model of a real situation is called a work
7. An interview, usually carried out at regular intervals of perhaps six or twelve months, to discuss an employee’s career progress and achievement of certain targets, is called a performance
8. Where a particular post in an organization is held for a set period — for example a year — by one person and then given to another person, this is called job
9. Different ways of paying or compensating employees for their work and performance are called reward
10. Unwanted attention in the workplace of a sexual nature, often verbal, physical or psychological, is called sexual
11. A policy of ensuring that all employees or prospective employees, e.g. job applicants, are treated fairly, without any regard to gender, race, colour, religion, sexual orientation, age or beliefs, is called an equal rotation
12. A possible plan showing an individual’s job development or changing responsibilities in a company over time is called a career path.

• The tendency for women to rise to a certain level in a company hierarchy — and then to find that further promotion is blocked by male prejudice or tradition (often the same thing) — is sometimes described as encountering a glass
• Pages in newspapers, magazines or on websites offering employment possibilities are called situations vacant
• Stopping work before the usual age for a pension is called taking early
• If a company dismisses workers who do not want to lose their jobs, this is called making compulsory

 

Discussion topics

1. Describe your company’s recruitment procedure. Is it successful? How could it be improved? As for my recruitment procedure, it is very successful. The procedure include fixed-term contracts, part-time employees (eg students, retirees, individuals with children), temporary help (‘temps’, recruited through an agency), independent contractors and freelancers (who might work off your premises), reorganizing the department to allocate work in a different way. It could be improved, when my colleagues were more attentive and better motivated.
2. How important is pay? Would you work in a creative, satisfying job if the pay wasn’t very good? I believe that pay is very important. It is the motivation to go to work. As for me, I wouldn’t work in a creative, satisfying job if the pay wasn’t very good.
3. What do you think about performance-related pay? I think that it is a well-organized system. The aim of performance-related pay is to motivate employees to try harder, achieve more, perform better and be more effective, and to reward those who do.
4. Are you paid what you’re worth? Imagine that you’re talking to your boss, trying to persuade them to pay you more. (You’ve been invited to join another company so you are speaking from a position of strength.) Explain why they should pay you more.

Hello, Mr. Gravy! I’d like to talk about my pay for a minute. I’ve been here 2 years now and have done my best to help this company, and that contract I brought in was worth three times my pay. I think it’s time that you start paying me more money.

 

5. Look at the following list of workplace issues. Which ones are more serious and could lead to dismissal? I think that discrimination, fraud, theft, damage to property, being drunk at work are more serious and could lead to dismissal.

• arriving late and leaving early
• being drunk at work
• bullying and harassment
• damage to property
• discrimination
• failing to follow health and safety procedures
• fraud
• personal appearance
• personal use of the Internet outside of rest periods
• theft
• work standards

6. Do you work in HR, or do you know anyone who does? Which parts of the job, besides recruitment, take up the most time?

I work in HR. The most time takes the job with documents. It is really hard job!