Практическое задание № 9

«Общие требования к содержанию документов и классификация документов.

Организационные и распорядительные документы»

Задание  1.       Составьте должностную инструкцию для  одной  из должностей на выбор:

 секретарь-референт

 делопроизводитель

 секретарь руководителя

 специалист по кадровому делопроизводству Бланк инструкции прилагается.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

 

Конечно, скачать должностные инструкции бесплатно можно в интернете. Но использовать такие готовые документы можно только в качестве исходного образца, поскольку они не учитывают специфику производственной деятельности конкретного предприятия, его организационных и структурных особенностей. То есть работать с ними “как есть” не получится без дополнительных усилий. Кроме четкого представления об этих особенностях, тот, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, должен руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, общеотраслевыми тарифно-квалификационными справочниками, профессиональными стандартами.

В государственных организациях при разработке этих регламентов руководствуются Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти. Это ответ на часто возникающий вопрос, «Какие положения в ней писать?», «На основании каких документов разработана должностная инструкция?». Вся важная информация, необходимая для разработки этих регламентирующих документов, содержится в разделах «Должностные обязанности», «Должен знать», а также «Требования к квалификации».

До того как составить регламент на конкретную должность или рабочее место, необходимо ознакомиться с требованиями к содержанию и оформлению такого рода документов. Как правило, состоит он из следующих разделов:

 Общие положения;

 Квалификационные требования к работнику;

 Должностные обязанности сотрудника;

 Права работника;

 Ответственность сотрудника.

 

Отметим, что при этом в документе требования к образованию, опыту и квалификации могут не выделяться в отдельный раздел, их можно прописать и в разделе «Общие положения». В этом же разделе нужно будет указать:

 категорию            должности                       в                       соответствии       с                           квалификационным справочником;

 порядок            назначения                 и                      снятия     с              должности,    а                      также    установить должностное лицо, уполномоченное на это;

 перечень            нормативных                   документов,                          которыми                        работник                    должен руководствоваться при выполнении своих трудовых обязанностей;

 кому подчиняется работник, замещающий данную должность;

 порядок его замещения при долгом отсутствии.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ:

1) Проанализируйте нормативные документы, которые устанавливают требования к квалификации работника. Определите категорию должности, воспользовавшись Общероссийским классификатором, отраслевыми            квалификационными                                 справочниками                                              или профессиональным стандартом, если он утвержден для специалистов данной профессии, а также профессиональными стандартами, если они приняты для данной должности.

2) Извлеките из документов необходимую информацию. Перечень квалификационных требований к должности возьмите из разделов

«Требования к квалификации», «Тарифно-квалификационные характеристики», профессиональный стандарт.

3) Подготовьте распорядительную документацию и проверьте порядок ее применения. Порядок, в котором происходит назначение сотрудника на должность и снятие с нее, определите в соответствии с тем порядком замещения должностей, который установлен распорядительными документами или ЛНА (локальными нормативными актами) Вашего предприятия.

К документам, на основании которых регламентируется деятельность по должности, как правило, относят устав предприятия, ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка организации), трудовой договор с каждым сотрудником, должностные инструкции работников, положение о подразделении, иные ЛНА организации.

Прочитайте полезные статьи по теме: Как оформить замену временно отсутствующего начальника, проверить подлинность диплома, оформить неполное рабочее время в отпуске по уходу за ребенком, другие вопросы кадровиков

4) Изучите иерархию должностей в организации. Подчиненность по должности определите в соответствии с иерархией, установленной штатным расписанием и структурой подразделения.

5) Определите порядок замещения. Порядок замещения работника в случае его отсутствия определите в соответствии с порядком назначения и освобождения от должности.

6) Определите перечень обязанностей. Перечень должностных обязанностей при разработке должностной инструкции необходимо составить с учетом соответствующих разделов квалификационных справочников, а также того функционала, который установлен профстандартом для специалиста этой квалификации. Обязанности необходимо скорректировать с учетом особенностей конкретного рабочего места и условий производства.

7) Узнайте полномочия сотрудников. В разделе «Права» оговорите те полномочия, которые будут закреплены за данной должностью и которые необходимы для эффективного выполнения возлагаемых трудовых обязанностей.

8) Установите зону ответственности. Ответственность, закрепляемая типовой должностной инструкцией, устанавливается в соответствии с федеральными законами и локальными нормативными актами предприятия.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ:

 

Согласно порядку оформления должностной инструкции, в ней должны содержаться реквизиты: ¹

 наименование компании, конкретного подразделения;

 код формы документа по ОКУД – для должностной инструкции это 0253051;

 наименование документа «Должностная инструкция» с  указанием конкретной должности, для которой она разработана;

 место и дата составления документа;

 регистрационный номер;

 грифы утверждения и согласования;

 текстовая часть

 подпись должностного лица, разработавшего  должностную инструкцию;

 поле, предназначенное для проставления подписей ознакомленных с документом работников.

Требования к оформлению текстовой части документа стандартные — верхнее и нижнее поля должны быть шириной не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, левое — не менее 30 мм.

Регламент утвердите как самостоятельный документ или сделайте приложением к трудовому договору.

Чтобы утвердить инструкцию как отдельный локальный акт, подготовьте приказ в произвольной форме.

С ДИ ознакомьте под подпись всех сотрудников, которых принимаете на эту должность. При этом выдайте сотруднику копию должностной инструкции.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, составьте ее в двух экземплярах, как и сам трудовой договор. Один экземпляр отдайте сотруднику, которого принимаете на должность, а второй храните у себя (ч. 1 ст. 67 ТК).

 

В приложении к практическому заданию №9:

1. Образец должностной инструкции менеджера по продажам.

2. Шаблон должностной инструкции, который рекомендовано использовать пи выполнении задания №1.

Задание 2.

1. Составьте проект Приказа по основной деятельности, используя образец бланка, представленный в приложении ГОСТ Р 7.0.97–2016 (с. 23) согласно следующим ситуациям.

2. Внесите данные о приказах в Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Ситуация 1

Председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (г.Москва) А.Н. Белов, 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий.

Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246.

Контроль за исполнением приказа был возложен на заместителя по общим вопросам Д.Н. Федорова.

Ситуация 2

Директор ООО «Мечта» (г. Коломна) Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно- материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е.И.

В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова В.С. В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября. Контроль исполнения приказа директор оставил за собой.

 

Задание 3

Составьте проект Распоряжения, используя образец бланка, представленный в приложении ГОСТ Р 7.0.97–2016, согласно следующей ситуации.

 

Ситуация 1

 

Руководством ООО «Ирбис» (г. Екатеринбург) с 25 апреля текущего года было решено ввести в эксплуатацию опытную систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. В связи с этим был издан приказ генерального директора Красновой Н.Н. от 20 января текущего года №17 «О вводе в эксплуатацию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота».

Сотрудники ООО «Ирбис» очень беспокоились в связи с внедрением нововведения, так как не имели опыта работы с электронным документооборотом.

На совещании 01 февраля текущего года генеральный директор Краснова Н.Н. приняла решение провести обучение всех сотрудников предприятии новым технологиям работы в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

Начальнику отдела обучения и повышения квалификации ООО

«Ирбис» Мальцевой О.В. было поручено составить списки групп обучающихся, график обучения и на основании этого организовать обучение на базе предприятия в срок с 01 марта по 15 апреля текущего года.

Всем руководителям структурных подразделений было дано распоряжение обеспечить явку сотрудников на обучение.

Контроль за исполнением своего распоряжения генеральный директор Краснова Н.Н. решила возложить на своего заместителя Петренкова И.В.

Тем же днём, делопроизводитель Светлогорова А.А. издала распоряжение генерального директора, присвоив ему порядковый номер «7».