Работа 1. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ

1. Цель работы
Научиться формировать структуру таблицы базы данных с помощью Конструктора таблиц.

2. Основные теоретические положения
База данных в Access представляет собой единый, большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т. д., и позволяет хранить их в едином файле.
Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержат записи определенного вида, например, о клиентах банка.
Каждая запись (строка) таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе Базы Данных. Например, запись о клиенте банка может содержать номер его счета, фамилию, имя, отчество, дату рождения, дату открытия счета. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями (то есть поле – это столбец таблицы).
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Не разрешается использовать символы: ” . , !,[ ].
Тип данных указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:
• Текстовый – для текстовой информации и чисел при не требующих математических расчетов (до 255 символов);
• Поле MEMO – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов);
• Числовой;
• Денежный;
• Дата/время;
• Логический;
• Поле объекта OLE.
Задание
Требуется создать БД для хранения сведений о результатах сдачи сессии студентами и назначения стипендии в зависимости от среднего балла.
Атрибуты для хранения в БД:
Номер зачетки; Оценка1;
Фамилия; Оценка2;
Имя; Оценка3;
Отчество; Оценка4;
Дата рождения; Результат;
Специальность; Процент.
Курс;
1.1. Создание БД

1. Открыть файл базы данных:
Пуск – Программы – Microsoft Office – Access 2007 – Новая пустая база данных

 

 

 

2. Ввести Имя файла (базы данных): Фамилия (ввести свою фамилию) – щелкнуть по кнопке Создать.
3. Щелкнув по кнопке (обзор папок) можно выбрать нужную папку для записи в нее вашей базы данных.

1.2. Создание структуры таблицы СТУДЕНТ

 

 

 

 

1. В окне базы данных Фамилия выбрать меню Создание – Конструктор таблиц

 

 

2. В первую строку области Имя поля ввести имя первого столбца таблицы – Номер – Enter – выбрать Тип данных Текстовый

 

3. Перейти на следующую строку, ввести Имя поля Фамилия – Enter – выбрать Тип данных Текстовый
4. Продолжить ввод данных:

 

Для задания формата даты в нижней части экрана установить Краткий формат

Итоговая структура таблицы СТУДЕНТ в СУБД Access:

Для задания ключа таблицы (поле Номер):
 щелкнуть слева от строки Номер;
 щелкнуть по пиктограмме Ключ.

Для присвоения таблице имени:
 щелкнуть по кнопке (Закрыть окно Конструктора);
 Ответить «Да» для сохранения структуры Таблицы;
 Ввести Имя таблицы Студент – Ок

 

Работа 2. ЗАПОЛНЕНИЕ ПУСТОЙ ТАБЛИЦЫ СТУДЕНТ ЗАПИСЯМИ

1. Цель работы
Научиться заполнять записями таблицу базы данных.

2. Основные теоретические положения
Ввод данных
В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.
Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы в соответствии с той структурой таблицы, которую Вы задали в Работе 1. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществля¬ется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажа¬тием клавиш Enter или Таb. После окончания ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле но¬вой записи и ожидает ввода данных.
Внимание! Заполнения с клавиатуры требуют все поля, кроме тех, тип которых определен как Счетчик.

Перемещение в таблице
Для быстрого просмотра данных, сведенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице. Команды переходов:
Первая запись – Щелчок мышью по кнопке Первая запись;
Последняя запись – Щелчок мышью по кнопке Последняя запись;
Первый столбец таблицы – клавиша Номе;
Последний столбец таблицы – клавиша End;
Следующий столбец справа – клавиш Enter или Tab;
Следующий столбец слева – Shift + Tab;
На строку вверх – Up;
На строку вниз – Down;
Вверх на 26 строк – PgUp:
Вниз на 26 строк – PgDn;
В левый верхний угол таблицы – Ctrl + Hoмe;
В правый нижний угол таблицы – Ctrl + End.

Редактирование данных
Редактировать данные в ячейках таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой.
Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке так, чтобы все ее содержимое было высвечено, а затем набрать (ввести) заменяемую информацию.
Частичную замену данных можно осуществить двумя способами:
– во-первых, щелкнуть в нужной ячейке, и она автоматически откроется для редактирования;
– во-вторых, используя клавиши, переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу F2.

Удаление записи.
Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть слева по области маркировки записи) и, либо нажать клавишу Del, либо выполнить команду меню ПРАВКА – Удалить. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.

3. Выполнение задания
Для заполнения пустой таблица данными необходимо:
 щелкнуть по значку таблицы Студент;
 открывается пустая таблица Студент со всеми определенными ранее полями;

• вводим в таблицу 6 записей:

Работа 3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ФОРМА ДЛЯ ПРОСМОТРА ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦЕ И ВВОДА НОВЫХ

1. Цель работы
Ознакомиться с возможностями создания и использования форм.

2. Основные теоретические положения
Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать Форму, напоминающую печатную Форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.
Access располагает Мастером по разработке форм пяти видов:
В один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк.
Табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов.
Диаграмма – для ее создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде.
Составная форма – объединяет в себе данные более одной таблицы БД. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно.
Простая форма – единственная форма, которую Access создает автома-тически, включает каждое поле таблицы и использует стандартный шаблон.
Ввод данных с использованием Формы
При вызове на экран окна Формы, в которое можно вводить новые записи, выбрать пункт меню ПРАВКА, Перейти, а затем в появившемся подменю позицию Новая запись или кнопка .
Access создает новую, незаполненную запись, после последней записи таблицы. Новая запись выводится в виде формы с пустыми полями, с курсором в первом поле. Данные вводятся в каждое поле, не определенное типом Счетчик. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши Tab.
Перемещение в режиме Формы
Основные способы перемещения:
– переход к первой записи – щелкнуть по кнопке Первая запись;
– переход к последней записи – щелкнуть по кнопке Последняя запись;
– переход к следующей записи – щелкнуть по кнопке Следующая запись или нажать клавишу PgUp;
– переход к предыдущей записи – щелкнуть по кнопке Предыдущая запись, или нажать клавишу PgDn;
– переход к определенной записи по ее номеру – щелкнуть в строке Запись и удалить находящийся с ней номер, затем ввести с клавиатуры номер нужной записи.

Объект базы данных Форма позволяет просматривать и заполнять данными таблицу в удобном для пользователя виде

3. Выполнение задания

1. Выполним команды: Создание – Другие формы – Мастер форм

2. На первом шаге Мастера форм нужно определить, какие поля и из какой таблицы следует передать в форму

Передадим в форму поля: Номер, Фамилия, Дата рождения, Специальность и щелкнем Далее.

3. На втором шаге Мастера форм определяем структуру представления информации в форме.
Выбираем в один столбец – Далее.

4. На третьем шаге нужно определить стиль представления информации в форме

5. На последнем шаге Мастера форм:
 выбираем опцию Открыть форму для просмотра и ввода данных;
 вводим имя формы.

 

В результате получим вид формы

Для ввода новой записи щелкните по кнопке
Введите запись о студенте Семенове

Для просмотра введенной записи:
• Щелчком по кнопке (Закрыть) закройте форму;
• Щелчком по кнопке откройте таблицу Студент, и убедитесь, что новая запись присутствует в таблице.

Удаление ненужных записей
• Щелкнуть правой клавишей слева от записи 11111 Иванов …;
• Выберите пункт Удалить запись.

Таблица Студент после редактирования:

 

Работа 4. ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ПЕЧАТИ В ФОРМЕ ОТЧЕТА

1. Цель работы
Научиться создавать отчеты с помощью Мастера.

1. Основные теоретические положения
Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета исполь¬зовать Мастер отчетов.
Access включает следующие Мастера отчетов:
– В один столбец:
– Группировка данных и вычисление итогов;
– Почтовая наклейка;
– Групповые вычисления;
– Табличный отчет:
– Простой отчет;
– Слияние с MS WORD.
При создании простого отчета выводятся все поля и записи из таблицы или запроса, причем каждое поле – на отдельной строке.
При выборе Мастера отчета (за исключением Простого отчета) требуется определить стиль отчета (Строгий, Доклад, Табличный), его ориентацию на странице (Книжная, Альбомная), присвоить имя отчету и ввести заголовок отчета.
Если созданный Мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме Конструктора или создайте специальные стили, которые Мастер будет использовать при создании следующих отчетов.

3. Порядок выполнения работы
Для подготовки информации к печати в удобной форме создадим объект отчет
1. Для создания отчета: Создание – Мастер отчетов

2. На первом шаге Мастера отчетов нужно определить, какие поля из какой таблицы следует передать в отчет

3. На втором шаге Мастера отчетов в случае необходимости производим группировку представления информации в отчете (например, сгруппировать студентов по факультетам).

 

4. На третьем шаге Мастера можно провести сортировку информации.
Зададим сортировку по параметру Фамилия (по алфавиту)

5. На четвертом шаге задаем структуру представления информации при печати.
Выбираем макет Табличный.

6. Пятый шаг – выбор стиля представления информации при печати

7. На последнем шаге:
 выбираем опцию Просмотреть отчет;
 вводим имя отчета – Готово.

Табличный отчет Студент1

Работа 5. ПОСТРОЕНИЕ ЗАПРОСОВ (ДЛЯ ОТБОРА НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ)

1. Цель работы
Научиться производить поиск и отбор информации с помощью запросов.

2. Основные теоретические положения
Виды запросов
В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих больше возможностей, чем рассмотренные ранее средства. Запросы используются примерно так же, как таблицы.
Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.
С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов;
Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме Формы или Таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.
Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.
Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.
Запрос с параметрами позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкции SQL в режиме SQL: запрос – объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.
В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться Мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение Мастера, например, для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.
Самый распространенным типом запроса является запрос на выборку.
Для подготовки запроса необходимо определить:
– поля, по которым будет проводиться поиск;
– искомое значение;
– поля, выводимые в результате выполнения запроса;
– выражения в запросах.
Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения.
Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различаются арифметические и логические выражения.
Выражения могут состоять из следующих элементов:
– литералов;
– операторов;
– констант;
– идентификаторов;
– функций.
Литерал – это точное значение, которое Access использует именно в том виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы – ограничители, которые указывают на тип данных литерала.
Если литерал – число, то он вводится без ограничителя. Например, 465.8.
Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя кавычки “. Например, “Иванов”.
В литералах типа дата используется ограничитель #. Например, #12/31/96#.
В случае литерала типа поле или элемент управления вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия].
Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения.
Выделяется следующие группы операторов:
– арифметические: * (умножение), + (сложение), – (вычитание), / (деление), ^ (возведение в степень);
– соединение частей &. Например, = [Фамилия] &””&[Имя];
– сравнения: < (меньше), <= (меньше или равно), > (больше), >= (больше или равно), = (равно), < > (не равно);
– логические: And (И), Not (Нет), Or (Или):
– операторы SQL: Like – для использования логики замены в выражениях;
– In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений,
– Between…And – для выбора значений из определенного интервала.
Константа – это неизменяемая величина. К наиболее часто используемым константам относятся Null (соответствует полю, не содержащему значений или символов), Истина, Ложь.
Идентификатор – это имя, введенное в выражение для резервирования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно создать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля «Дата» таблицы КЛИЕНТ.
Функция – это специальное имя, которое используется для определения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функции должны заключаться в круглые скобки. Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, используемых при построении выражений в запросах, могут служить:
Avg() – среднее арифметическое значение; Corte() – количество записей; Sum() – сумма всех записей и т. д.

3. Порядок выполнения работы
1. Выполнить команды: Создание – Мастер запросов

2. В диалоговом окне Новый запрос выбрать: Простой запрос – Ок.

3. На втором шаге выбираем опцию Подробный – Далее.

 

4. На последнем шаге работы Мастера запросов:
 Выбрать опцию Открыть запрос для просмотра;
 Присвоить запросу имя – Готово.

Запрос Студент1

При необходимости получения дополнительной информации (например, отбора студентов одной специальности, одного курса) запрос создают с помощью Конструктора запросов:
1. Выполнить команды: Создание – Конструктор запросов.

2. В открывшемся окне Добавление таблицы щелкнуть по имени таблицы Студент – Добавить. Появляется изображение таблицы.

 

3. Отбор информации для запроса
первое поле (Номер): второе поле (Фамилия)

третье поле (Специальность)

четвертое поле (Курс)

Запрос в режиме Конструктора:

Для отбора студентов специальности 1906:
• На пересечении строки Условие отбора и столбца Специальность ввести с
клавиатуры 1906;
• Щелчок по пиктограмме Выполнить
(запуск запроса на выполнение)

Результат выполнения запроса:

 

 

Работа 6. ПОСТРОЕНИЕ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

1. Цель работы
Научиться создавать базу данных из нескольких связанных между собой таблиц.

2. Основные теоретические положения
Общие сведения
База данных состоит из элементов данных и связей между ними. В базе данных много различных типов элементов данных, и поэтому необходима специальная схема, позволяющая изобразить связи между типами элементов данных. Такую схему называют моделью данных.
Схема представляет собой таблицу типов используемых данных, она содержит имена объектов и их атрибуты и определяет существующую между ними связь.
Access является реляционной СУБД. Как известно, основными понятиями реляционной БД являются: отношение (таблица, файл БД), кортеж (строка таблицы, запись файла БД), домен (столбец таблицы, поле файла БД)
Все обрабатываемые данные в БД организованы в таблицы, обладающие свойствами реляционных таблиц, и результатом любого манипулирования является таблица или совокупность таблиц. Реляционная структура базируется на аппарате реляционной алгебры.
Постановка задачи
Рассмотрим задачу, связанную с хранением банковской информации. В базе данных должны храниться сведения о суммах на счетах клиентов, о наличии у них ценных бумаг (акций), а также о текущем курсе этих акций.
Данные организованы в три таблицы: СТУДЕНТ, СЕССИЯ, СТИПЕНДИЯ.
Таблица СТУДЕНТ содержит необходимые сведения о каждом студенте: Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Пол, Специальность, Курс.
Таблица СЕССИЯ содержит сведения об Оценках, полученных студентом во время сессии, а также Результат сдачи сессии.
Таблица СТИПЕНДИЯ содержит информацию о Проценте стипендии, который получит студент по результатам сессии.
В результате обработки информации, содержащейся в этих таблицах, деканат получает сведения о наличии проценте начисления стипендии студентам.
При проектировании БД целесообразно строить информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области, которая определяет совокупность информационных объектов, их атрибутов, их структурных связей.

Информационно-логическую модель (ИЛМ) представим в графическом виде

Информационный объект – формализованное отображение объекта реального мира. В качестве объектов могут выступать реально существующие объекты, процессы, понятия.
Информационный объект должен обладать следующими свойствами: иметь имя, уникальный идентификатор, состав атрибутов, количество экземпляров. В качестве идентификатора используется один или несколько атрибутов.
Для решения поставленной задачи выделяется следующие информационные объекты и их ключи:
СТУДЕНТ (Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Пол, Специальность, Курс).
СЕССИЯ (Номер, Оценка1, Оценка2, Оценка3, Оценка4, Результат).
СТИПЕНДИЯ (Результат, Процент).
Связь между информационными объектами отображаются реальными отношениями.
Реляционный подход к проектированию ИЛМ базируется на понятии нормализации. Теория нормализации основана на том, что определенные наборы таблиц (отношений) в наилучшей степени отражают свойства предметной области и в то же время обнаруживают лучшие качества по отношению к другим наборам таблиц в процессе манипулирования. Спроектированные в данной задаче таблицы содержат только простые, далее неделимые атрибуты (находятся в первой нормальной форме), выполняется условие функционально полной зависимости неключевых атрибутов от ключа (находятся во второй нормальной форме), отсутствует транзитивная зависимость неключевых атрибутов от ключевых (находятся в третьей нормальной форме).

Создание многотабличной базы данных
СУБД Access может обрабатывать данные различных таблиц базы данных. Для этого пользователю необходимо при формировании каждой из этих таблиц БД установить ключ (определить ключевое поле), а затем создать связи между таблицами.
В Работе 1 подробно рассказывается о том, что при создании любой таблицы необходимо определение состава, типа и размера полей, составляющих таблицу.
В случае, когда База Данных содержит несколько таблиц, необходимо также определение ключа для каждой таблицы.
Access создает индекс для ключевого поля таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц в запрос. Ключевое поле не может содержать пустые и повторяющихся значений.
Таблицу, в которой не определен ключ, нельзя использовать при установке связей, кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Создание структуры таблицы Сессия:
• Выполните команды Создание – Конструктор таблиц
Определяем логическую структуру таблицы СЕССИЯ

• Чтобы поставить два ключа в таблице необходимо при зажатой клавише Ctrl выделить строки Номер и Результат (щелкнуть слева от них);

• Щелкнуть по символу ключа

2. Для присвоения таблице имени:
• Щелкнуть по кнопке (Закрыть окно Конструктора);
• Ответить «Да» для сохранения таблицы
• Ввести имя Сессия в диалоговое окно – Ок

Создание структуры таблицы Стипендия
1. Выполняем команды Создание – Конструктор таблиц
2. Описываем структуру:

 

Для присвоения таблице имени:
• Щелкнуть по кнопке (Закрыть окно Конструктора);
• Ответить «Да» для сохранения таблицы
• Ввести имя Стипендия в диалоговое окно – Ок

Заполнение таблицы Сессия записями
Щелчком по значку таблицы открываем пустую таблицу Сессия и заполняем ее записями:

Закройте таблицу Сессия.

Заполнение таблицы Стипендия записями
Щелчком по значку таблицы открываем пустую таблицу Стипендия и заполняем ее записями:

Закройте таблицу Стипендия.

Работа 7. ОБЪЕДИНЕНИЕ ТРЕХ ТАБЛИЦ В ЕДИНУЮ СХЕМУ ДАННЫХ

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Научиться связывать между собой таблицы в базе данных.

2. Основные теоретические положения
Для сформированных таблиц с установленным ключевым полем в каждой из них возможно создание определенных взаимоотношений. Access использует эти взаимоотношения для связывания данных в каждом новом запросе, форме или отчете, включающем связанные таблицы.
Создать связь между таблицами можно, если в них есть совпадающие поля. Ключевое поле первой таблицы должно соответствовать аналогичному полю связанной таблицы. Если связанная таблица не содержит такого поля, то его необходимо добавить.

3. Порядок выполнения работы
1. Выполнить команды: Работа с таблицами – Схема данных

Для добавления в Схему данных таблицы СЕССИЯ необходимо щелкнуть по имени таблицы СЕССИЯ – Добавить

Для добавления в Схему данных таблицы СТИПЕНДИЯ необходимо щелкнуть по имени таблицы СТИПЕНДИЯ – Добавить

 

Установите связь таблиц СТУДЕНТ и СЕССИЯ
Для этого:
• поставить указатель мыши на ключ Номер таблицы СТУДЕНТ и, зажав левую клавишу перенести на ключ Номер таблицы СЕССИЯ
• в открывшемся окне Изменение связей поставить флажки во всех окнах
 Обеспечение целостности данных
 Каскадное обновление полей
 Каскадное удаление связанных записей

 

Схема данных БД с установленными связями таблиц Студент и Сессия:

Установите связь таблиц Сессия и Стипендия

Ставим указатель мыши на ключ Результат таблица СЕССИЯ и при зажатой левой клавиши мыши переносим на ключ Результат таблицы СТИПЕНДИЯ
\

• в открывшемся окне Изменение связей поставить флажки во всех окнах
 Обеспечение целостности данных
 Каскадное обновление полей
 Каскадное удаление связанных записей

Схема данных БД

Закройте схему данных
Работа 8. СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНОЙ ФОРМЫ

1. Цель работы
Изучение возможности ввода информации в таблицы на основе составной формы.

2. Основные теоретические положения
Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.
Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиненной формы. Это позволяет объединять информацию, не переключаясь на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.
Основным способом создания формы, является использование Мастера составной формы. Мастер может создать и связать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице или создана на базе таблицы и запроса, содержащего поле с тем же именем и типом данных, что и ключевое поле таблицы основной формы.

3. Порядок выполнения работы
1. Выделить объект Студент: таблица, потом команды: Создание – Другие формы – Мастер форм.
2. На первом шаге Мастера форм:
 В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица:Студент;
 отобрать параметры Номер, Фамилия;

 В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица:Сессия;
 отобрать параметр Результат;

 В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица:Стипендия;
 отобрать параметр Процент;
 щелкнуть Далее

3. На втором шаге Мастера форм выбрать опцию Подчиненные формы – Далее
4. На третьем шаге выбираем внешний вид подчиненной формы: Табличный – Далее.
5. На четвертом шаге определяем стиль формы – Далее
6. На последнем шаге: выбираем опцию Открыть форму для просмотра и ввода данных;
Вводим имя формы – Готово.

Работа 9. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА ДЛЯ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БД:

1. Цель работы
Научиться строить запросы для получения данных из разных таблиц БД.

2. Основные теоретические положения
Для получения определенных данных из Базы Данных пользователь может построить запрос. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц. Запросы используются аналогично таблицам. Соответствующий динамический набор можно просмотреть в табличном представлении. На основе запроса можно построить отчет или форму. При обновлении данных в динамическом наборе возможно включение этих изменений в таблицы. Использование запросов позволяет осуществить различные формы доступа к одной и той же информации.
Access обеспечивает корректную связь между таблицами базы данных за счет ключей (значений эквивалентных полей).
При включении в запрос связанных таблиц базы данных в окне Запрос-выборка между ними автоматически возникает соединительная линия.
Если между таблицами, включенными в запрос, нет связи и она не возникает автоматически, можно соединить таблицы в окне Запрос-выборка. Для этого необходимо наличие в них полей с совпадающими данными. Однако надо учесть, что такое соединение сохраняется лишь для данного запроса и при использовании этих же таблиц в новом запросе требуется соединять их заново.
Замечание. Таким образом, при работе с многотабличными базами данных запросы позволяют не только отбирать нужную информацию, но и строить сводные таблицы с информацией из нескольких таблиц БД.

3. Порядок выполнения работы
1. Щелкнуть по значку Студент: таблица;
2. Выполнить команды Создание – Мастер запросов – Простой запрос
3. На первом шаге Мастера запросов:
• в поле Таблицы и запросы выбрать Таблица: Студент; отобрать параметры Номер, Фамилия;
• В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица: Сессия; отобрать параметр Результат;
• В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица: Стипендия; отобрать параметр Процент – Далее.
4. На втором шаге мастера выбрать опцию Подробный – Далее.
5. На последнем шаге: выбрать опцию Открыть запрос для просмотра данных;
Ввести имя запроса СТУДЕНТ – Готово.

Запрос на основе связанных таблиц Студент – Сессия – Стипендия:

Создание запроса для многотабличной БД с использованием Конструктора запросов

1. Выполнить команды: Создание – Конструктор запросов
2. Щелчок по кнопке раскрытия списка первого поля – выбрать Студент.Номер

3. Щелчок по кнопке раскрытия списка второго поля – выбрать Студент.Фамилия

4. Щелчок по кнопке раскрытия списка третьего поля – выбрать Сессия.Результат.
5. Щелчок по кнопке раскрытия списка четвертого поля – выбрать Стипендия.Процент.
Для формирования списка студентов отличников выполните следующее действие:
На пересечении строки Условие отбора и столбца Результат введите признак отл

Результат выполнения запроса:

6. Закрыть запрос с подтверждением сохранения его структуры

Работа 10. СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНЫХ ОТЧЕТОВ

1. Цель работы
Научиться строить отчеты по данным из нескольких таблиц БД.

2. Основные теоретические положения
В работе 4 рассматривалась информация о назначении и видах отчетов, которые могут быть построены Access. В данной работе рассмотрим возможности создания детального отчета, в котором используется информация из различных таблиц базы данных.
Для создания отчета, включающего информацию из разных таблиц, можно использовать предварительно сформированный запрос для «многотабличной базы данных (работа 9).

3. Порядок выполнения работы

1. Щелчком выделить Студент:таблица;
2. Выполнить команды Создание – Мастер отчетов
3. На первом шаге Мастера запросов:
• В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица: Студент; отобрать параметры Номер, Фамилия;
• В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица: Сессия; отобрать параметр Результат;
• В поле Таблицы и запросы выбрать Таблица Стипендия; отобрать параметр Процент –Далее.
4. Второй шаг Мастера пропускаем – Далее
5. Третий шаг мастера пропускаем – Далее
6. На четвертом шаге задаем сортировку по проценту стипендии (по возрастанию) – Далее
7. На пятом шаге выбираем : Макет Ступенчатый; Ориентация Книжная – Далее
8. На шестом шаге выбираем стиль – Далее
9. На последнем шаге:
10. Выбираем опцию Просмотреть отчет; даем имя Итоговый – Готово.

Оглавление
Работа 1. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ 3
Работа 2. ЗАПОЛНЕНИЕ ПУСТОЙ ТАБЛИЦЫ СТУДЕНТ ЗАПИСЯМИ 7
Работа 3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ФОРМА ДЛЯ ПРОСМОТРА ЗАПИСЕЙ В ТАБЛИЦЕ И ВВОДА НОВЫХ 9
Работа 4. ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ПЕЧАТИ В ФОРМЕ ОТЧЕТА 13
Работа 5. ПОСТРОЕНИЕ ЗАПРОСОВ (ДЛЯ ОТБОРА НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ) 17
Работа 6. ПОСТРОЕНИЕ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ 23
Работа 7. ОБЪЕДИНЕНИЕ ТРЕХ ТАБЛИЦ В ЕДИНУЮ СХЕМУ ДАННЫХ 28
Работа 8. СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНОЙ ФОРМЫ 31
Работа 9. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА ДЛЯ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БД: 33
Работа 10. СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНЫХ ОТЧЕТОВ 36