Практическая работа № 2

«Документационное обеспечение по управлению автотранспортным предприятием»

Тема «Управление автотранспортным предприятием»

Цели работы: изучить перечень документации по управлению АТП.

Краткие теоретические сведения.

Документационное обеспечение по управлению автотранспортным предприятием обеспечивается следующим перечнем:

− оформление путевых листов;

− заполнение журнала регистрации путевых листов; − оформление товарно-транспортных накладных.

− заполнение журнала учета движения путевых листов.

− оформление приказов и распоряжений.

− заполнение журнала регистрации приказов.

− оформление договоров и контрактов.

− заполнение книги учета договоров.

− оформление актов выполненных работ.

− заполнение журналов учета актов выполненных работ и счетовфактур.

− оформление доверенностей.

− заполнение книг регистрации доверенностей.

− оформление протоколов совещаний и заседаний.

− заполнение протоколов производственных совещаний.

Путевой лист (ПЛ) является важным учетным документом, сопровождающим работу любого транспортного средства компании – легкового, грузового, пассажирского. В нем фиксируется вся информация, касающаяся эксплуатации автомобиля: модель и номер ТС, ФИО водителя и часы его работы, показания одометра на начало и окончание рабочей смены; пробег ТС, фиксация переездов и произведенных работ, расход ГСМ и т.п. С 01.09.2023 года введен новый порядок оформления путевых листов. Новая форма путевого листа с 2023 года содержит новые реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, действовавший до 01.03.2023 года, утратил силу. Согласно нововведениям, путевой лист 2023 содержит реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист» вместо данных о собственнике ТС. То есть если автомобиль арендован, в данном поле указывайте данные арендополучателя, а не собственника.

С 01.03.2023 года помимо бумажных путевых листов можно оформлять электронные, формат которых утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД7-26/116. Подписывать электронный документ усиленной квалифицированной электронной подписью, которая создана на портале Госуслуг, вправе:

− медработник — при медосмотре водителя;

− должностное лицо, ответственное за техническое состояние автомобиля;

− ответственный за проставление отметок о времени выезда/заезда автомобиля в гараж, а также за показания одометра сотрудник.

Бланк путевого листа можно разработать самостоятельно. При этом важно сохранить обязательные реквизиты. Рассмотрим их более детально.

Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.

С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены – компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.

Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:

−	о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
−	о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационноправовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
−	о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
−	о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и

послерейсового медосмотра).

Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа:

−	сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
−	сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует

дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;

− обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.

В обновленном порядке заполнения ПЛ приведены фразы, которыми обозначают результаты медосмотра водителя. После предрейсового осмотра водителя медработник указывает «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а после послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Сотрудник, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию ТС (обычно механик), после проведения предсменного техосмотра машины должен проставить в ПЛ отметку: «Выпуск на линию разрешен» и заверить ее своей подписью. Таким образом с учетом перечисленных дополнений оформляется путевой лист 2023.

Новым законом разрешено вести журнал регистрации ПЛ не только в бумажном варианте, но и используя электронную версию. Напомним, что журнал, оформляемый на бумаге, должен быть постранично пронумерован, прошнурован и на последней странице заверен подписью руководителя и скреплен печатью (при использовании ее предприятием). Если же ведение журнала с 01.01.2023 предполагается в электронном виде, то все вносимые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Карточки учета расхода топлива автомобилем.

Для автомобилей необходимо учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с Приказом Министерства Транспорта. После каждого выхода ТС на рейс ответственный сотрудник должен сравнить данные из путевого листа с данными о топливе, затраченном по факту. Кроме того, эти данные сравниваются с теоретическим количеством топлива, которое должно было быть затрачено на рейс. В случае, если расчеты сильно расходятся с фактическими затратами топлива, ответственный сотрудник должен сообщить руководству. Руководство предприятия в этом случае незамедлительно выясняет причины дисбаланса и устраняет их.

Обязательные пункты, которые должны быть в карточке учета расхода топлива: шапка с указанием номера, названия и регистрационных данных ТС, видом топлива и месяца.

Основная часть в виде таблицы:

− число;

− номер путевого листа;

− ФИО и табельный номер водителя;

− пробег ТС перед выездом;

− остаток топлива перед отправлением на рейс;

− количество выданного топлива;

− количества оставшегося после рейса топлива;

− сравнение фактического и теоретического расхода топлива;

− данные по перерасходу или экономии;

− графа «итого за месяц» (для общего перерасхода или экономии); − ФИО и подписи составителя и проверяющего.

Нюансы заполнения: после завершения месяца данные карточки используются для составления бухгалтерских отчетов. Затем карточка отправляется на хранение в архив.

Карточка позволяет вовремя отследить возможный перерасход топлива и предупредить факты хищения топлива или нецелевого использования транспорта. В случае, если перерасход становится результатом технических неисправностей, ТС подлежит немедленному ремонту. Журнала контроля технического состояния при выпуске и возвращении автомобилей с линии

Журнала контроля технического состояния при выпуске и возвращении автомобилей с линии.

В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета. Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.

При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.

В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.

Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.

Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.

Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.

Организации, занимающиеся транспортными услугами, должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие. По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.

Особенности оформления бланка. Нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.

Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью. На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.

Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.

В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во- вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.

Для оформления журнала необходимо указать в журнале наименование компании, дату начала его ведения (впоследствии надо будет отметить и дату его завершения).

Далее в основной части, которая оформляется в виде таблицы, внесите в бланк дату выхода автомобиля на линию, его идентификационные характеристики: марку, гос. номер, фамилию, имя, отчество водителя, время выезда из гаража, показания спидометра и техническое состояние машины.

После возврата автомобиля в гараж впишите в бланк аналогичные данные. Затем в документе должны быть указаны ФИО механика и проставлена его подпись. В журнале также должен расписаться и ответственный за ведение журнала сотрудник.

Если вы считаете нужным, может дополнить журнал и другими сведениями, например, о выдаче ключа на автомобиль перед его выездом из гаража, прохождении медосмотра водителем и т.д.

Порядок выполнения работы:

1. Ознакомиться с теоретическими сведения по теме работы.

2. Заполнить форму бланка Карточки учета расхода топлива автомобилем (Приложение А).

3. Заполнить форму Журнала контроля технического состояния при выпуске и возвращении автомобилей с линии (Приложение Б).

4. Заполнить форму бланка путевого листа (Приложение В).

Структура отчета:

1. Титульный лист (стандартный, прикреплен в курсе Росдистант).

2. Цель работы.

3. Заполненные бланки (Приложения А, Б, В).

4. Выводы по проделанной работе согласно цели.

5. Ответы на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Какое автоматизированное рабочее место сотрудника АТП предназначено для ввода и корректировки информации о подвижном составе?

2. Что входит в обязанности диспетчера АТП?

3. Перечислите функциональные возможности ЭДО по управлению автотранспортным предприятием.