Эксперт

Сергей

Задать вопрос

Мы готовы помочь Вам.

1. проверка – формальная (реквизиты), отчетная (правильность сумм), по существу (законность).
2. проведение бухгалтерских записей на основании первичного документа.
3. гашение документа
4. группировка документов по определенным признакам и бухгалтерским счетам
5. сдача документов в архив

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ.

Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление.

При приемке документов бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.
Проверка по существу состоит в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.
Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.
Проверка арифметической правильности документов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно — материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.
После проверки и утверждения некоторых документов (отчетов материально-ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате – в третью; с выписками банков – в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.
В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Указание корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и двойная запись).

Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.
Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту.
Сложной считается такая статья, к которой одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот.

Обработка документов заканчивается указанием корреспонденции счетов.
В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращенный объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).
Документы хранятся в специальных архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

Правильная документация хозяйственных операций неразрывно связана с инвентаризацией. Инвентаризация устанавливает наличие имущественно-материальных и денежных средств и расчетов предприятия путем их проверки в натуре и сверке расчетов.
Инвентаризация выступает как один из важных элементов метода учета и контроля за работой предприятий и хозяйственных субъектов, позволяющий получить сведения, характеризующие состояние хозяйственных активов и их сохранность. Данные инвентаризации нужны для принятия оперативных мер по улучшению работы, а также для уточнения данных бухгалтерского учета. Известно, что бухгалтерский учет не в состоянии в текущем порядке фиксировать естественную убыль товарно-материальных запасов, их потери, хищения, недостачи и т.п. Эти потери устанавливаются только путем инвентаризации.

Путем инвентаризации проверяется и устанавливается наличие ценностей, их сохранность, правильность хранения, состояние складского хозяйства на определенную дату.

Порядок проведения инвентаризации определен «Основными положениями по инвентаризации», утвержденными Министерством финансов РК.

В зависимости от степени охвата проверкой активов предприятия инвентаризация бывает полной и частичной.

Полная инвентаризация предусматривает сложную проверку всех активов предприятия и проводится, как правило, перед составлением годовой финансовой отчетности.

Частичная инвентаризация охватывает проверкой определенную группу или отдельный вид активов ( средств), например, материальные ценности на одном из складов.

В зависимости от организации и времени проверки различают инвентаризации плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации проводятся главным образом периодически в целях контроля материально-ответственных лиц и повышения реальности показателей отчетности.

Внеплановые инвентаризации проводятся в случаях, когда необходимо срочно и неожиданно для материально-ответственных лиц проверить сохранность активов, когда имеются факты, указывающие на возможные недостачи, растраты, хищения, бесхозяйственное использование, при смене материально-ответственного лица, а также при стихийных бедствиях и в исключительных обстоятельствах.

Руководитель и главный бухгалтер хозяйствующего субъекта (предприятия) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации.

Для проведения инвентаризации создается комиссия из числа работников предприятия при обязательном участии главного бухгалтера. Инвентаризационная комиссия возглавляется руководителем предприятия или его заместителем. Состав комиссии объявляется приказом руководителя предприятия, указывающим порядок и сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.

У лиц, ответственных за сохранность ценностей до начала инвентаризации отбираются расписки о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких не оприходованных или списанных в расход ценностей у них нет. К началу инвентаризации необходимо также закончить обработку всех документов по приходу и расходу ценностей, произвести соответствующие записи по счетам аналитического учета и вывести остаток на день инвентаризации.

Проверка остатков в натуре производится при непременном участии материально-ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных соответствующих единиц измерения.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по месту нахождения или хранения ценностей, и ответственным лицам за сохранность. Формы описей и количество экземпляров устанавливаются соответствующими министерствами и ведомствами.

Наименование инвентаризационных ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально-ответственные лица делают на каждой описи расписку следующего юридического содержания: » Все ценности, наименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею.

Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении» Все исправления в инвентаризационных описях должны быть оговорены и подписаны теми же лицами.

Для выявления результатов инвентаризации по всем активам предприятия (основным средствам, товарно-материальным ценностям и нематериальным активам) бухгалтерией составляются соответствующие сличительные ведомости. Приводим ее примерную форму.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета регулируются в порядке, установленном в нормативном и законодательном стандартах бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерской службы.»