Эксперт

Сергей

Задать вопрос

Мы готовы помочь Вам.

Цель: изучить базовые приемы подготовки документов, уметь производить обмен информацией между документами и приложениями.

Открытие существующего документа средствами Windows

Открытие документа заключается в выполнении двух действий:

1. запуск приложения, способного обрабатывать нужный документ;
2. загрузка файла с документом в это приложение.

В результате приложение активизируется, а документ оказывается в автоматически открытом окне документа, котрое в этом приложении становится активным.

В ОС Windows реализовано два метода открытия документов:

• с предварительным запуском приложения;
• с автоматическим запуском приложения.

Первый метод заключается в том, что оба действия по открытию приложения выполняет пользователь — сначала средствами операционной системы запускает приложение, затем средствами самого приложения загружает документ.

Второй метод состоит в том, что пользователь лишь указывает документ, с которым он хочет работать, а операционная система сама запускает подходящее приложение, после чего загружает документ.

Возможные универсальные способы запуска документов из папок таковы:

• дважды щелкнуть мышью по пиктограмме объекта;
• выдать команду «Открыть» из контекстного меню объекта;
• выделить объекты мышью и нажать клавишу Enter.

Открытие существующего документа из приложения

Для открытия существующего документа средствами некоторого приложения необходимо:

запустить это приложение, если оно еще не функционирует, или активизировать его, если оно запущено ранее;

выдать команду «Открыть» из меню «Файл» приложения или нажать комбинацию клавиш Ctrl-O или инструментальную кнопку «Открыть»

задать в открывшемся диалоговом окне файл с требуемым документом нажать кнопку «Открыть».

Пример диалогового окна открытия документа

Чтобы документ открылся, его имя должно быть указано в текстовом поле «Имя файла». Вы также можете подобрать тип открываемого документа в окне «Тип файла».

Создание и открытие нового документа средствами Windows

Чтобы создать новый документ, необходимо:

1. Открыть папку, в которой требуется разместить создаваемый документ. Если документ создается на Рабочем столе, то ничего открывать не нужно.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по свободному полю папки, чтобы открыть контекстное меню
3. Указать в контекстном меню пункт «Создать»[New] и после открытия подменю, под чертой в котором в качестве команд перечислены типы документов, выбрать требуемый тип

Вместо контекстного меню можно использовать меню «Файл» в окне папки или программу Проводник — там также имеется пункт «Создать».

Возможности Windows по созданию новых документов ограничены, перечень типов документов сравнительно беден — он является ограниченным подмножеством типов, зарегистрированных в списке ассоциаций приложений с документами. Ограничение объясняется тем, что при создании многих документов требуется указать их параметры, а сделать это можно только в подходящем приложении.

Пиктограмма возданного документа появляется в открытой папке и имеет стандартную подпись, которая является именем созданного файла. Вы можете сразу же изменить имя документа. Открыть созданный документ можно двойным щелчком по пиктограмме.

Создание и открытие нового документа в среде приложения

Для создания нового документа средствами приложения, в результате чего он сразу оказывается открытым, требуется:

Запустить приложение, если оно еще не функционирует, или активизировать работающее приложение, с помощью которого вы хотите подготовить документ.

Выдать команду «Создать» из меню «Файл» приложения, либо нажать комбинацию клавиш Ctrl-N или инструментальную кнопку «Создать»

В зависимости от типа создаваемого документа и функциональности приложения, на экране может быть открыт диалоговый бокс, в котором потребуется задать параметры документа.

В результате выполнения описанных выше действий приложение открывает новое окно документа и можно переходить к вводу данных. Имя документу назначается стандартное, но при сохранении документа имя можно изменить.

Сохранение документа

В процессе ввода или редактирования документ периодически нужно сохранять в файле.

Если документ сохраняется впервые, это делается путем выполнения следующей процедуры:

1. Выдается команда «Сохранить» из меню «Файл» приложения, либо комбинация Ctrl-S, либо нажимается инструментальная кнопка «Сохранить»:
2. В открывшемся диалоговом окне задается файл, в котором требуется сохранить документ;
3. Нажимается командная кнопка «Сохранить».

Диалоговый бокс «Сохранение файла» стандартизован и имеет в различных приложениях сходную структуру. По структуре и функциям диалоговый бокс «Сохранение файла» похож на диалоговый бокс «Открытие файла».

Чтобы задать в диалоговом окне файл для сохранения документа, нужно действовать, как правило, следующим образом:

1. выбрать из ниспадающего списка «Тип файла» формат, в соответствии с которым документ требуется сохранить. Такой список имеется, если приложение поддерживает работу с документами нескольких типов (форматов).
2. используя стандартные приемы навигации, показать в прокручиваемом списке содержимое папки, в которую требуется поместить файл с документом;
3. набрать в текстовом боксе «Имя файла» имя файла для сохранения документа. Расширение задавать не обязательно — оно будет добавлено автоматически, в соответствии с выбранным форматом сохранения.

Если документ сохраняется не впервые, то оказывается достаточным инициировать его сохранение путем выдачи команды «Сохранить» из меню «Файл» приложения, или нажатием комбинации клавиш Ctrl-S либо инструментальной кнопки «Сохранить документ»:

Если нужно уже сохраненный документ записать в другой файл, необходимо использовать команду «Сохранить» как из меню «Файл», по которой принудительно открывается одноименный диалоговый бокс. Благодаря этому вы можете переписать документ в любой файл, в том числе создать для него новый файл. Сохранение только что открытого документа под другим именем и/или в другой папке равносильно его копированию.

Закрытие документа

После окончания работы с документом его разумно закрыть. Это делается путем явного закрытия содержащего его окна, либо в результате выдачи команды «Закрыть» из меню «Файл». Это имеет смысл, если приложение поддерживает работу с несколькими окнами документов. В противном случае явное закрытие документа невозможно. Неявное же закрытие происходит при создании нового или открытии (другого) существующего документа, а также при закрытии самого приложения.

Обмен данными

Windows предоставляет пользователю разнообразные возможности по использованию фрагментов одних документов при подготовке других. Эти возможности опираются на средства поддержки обмена данными между приложениями.

Буфер обмена

Буфер обмена Windows представляет собой наиболее универсальные возможности по передаче фрагментов различных документов из одних приложений в другие.

Общая технология использования буфера обмена заключается в следующем:

1. открыть или создать документ, фрагмент которого требуется использовать в другом документе;
2. выделить нужный фрагмент;
3. поместить выделенный фрагмент в буфер обмена путем копирования или вырезания (пункты «Копировать» (Copy), «Вырезать» (Cut) меню «Правка»);
4. открыть или создать документ, в который нужно вставить находящийся в буфере обмена фрагмент;
5. указать место вставки этого фрагмента;
6. Выбрать пункт «Вставить» (Paste) меню «Правка» для вставки в документ содержимого буфера обмена.

Документ, из которого берутся данные, называют исходным, а документ, в который они передаются — целевым.

Буфер обмена не является пассивной информационной структурой — он самостоятельно пытается обеспечить совместимость форматов, по крайней мере, при передаче фрагмента документа между родственными по типу приложениями. Пользователь избавлен от забот по преобразованию формата фрагмента в буфере. В буфере фрагмент хранится в нескольких формате, один из них, наиболее подходящий, и используется при вставке.

Буфер обмена размещается в оперативной памяти.

Содержимое буфера обмена можно вставлять не только в документы, но так же в текстовые и комбинированные боксы, для это используются комбинации клавиш Ctrl-V, Shift-Ins.

Визуализатор буфера обмена

Для просмотра содержимого буфера обмена существует визуализатор буфера обмена Clipboard Viewer (Просмотр папки обмена). Его можно запустить из меню «Пуск» командой «Программы\Стандартные\Просмотр» буфера обмена.

Визуализатор буфера обмена — однооконное приложение, показывающее содержимое буфера обмена. Чтобы узнать о форматах хранимого фрагмента, откройте меню «Вид» и выберите нужный формат. Перечень команд меню «Вид» зависит от типа содержимого буфера. Содержимое буфера можно сохранить в виде файла.

Другие способы обмена данными

Некоторые современные приложения поддерживают альтернативные способы обмена данными. Все они базируются на технике перетаскивания мышью.

Если исходный и целевой документы открыты, то для передачи фрагмента необходимо выделить его в исходном документе и перетащить выделенный фрагмент мышью в требуемое место целевого документа.

При перетаскивании фрагмента из документа в документ обычно происходит его пересылка или копирование. Для пересылки нужно перетаскивать при нажатой клавише Shift. Для копирования удерживается клавиша Ctrl. Эти тонкости поддерживают лишь некоторые приложения.

После того, как перетаскиваемый фрагмент пересек границу окна приложения с исходным документом, но еще не достиг окна приложения с целевым документом, он рассматривается системой как копируемый файл. Поэтому его можно поместить в любую папку, положить на Рабочий стол. Файл с фрагментом получает стандартное имя, включающее неформальное название типа исходного документа, слово Scrap (документ или фрагмент) и заключенное в кавычки начало фрагмента, если он текстовый. Расширение будет SHS.

Scrap-файл по своим функциям напоминает буфер обмена, но хранить данные в файле в отличие от буфера можно сколько угодно. Открывается этот файл двойным щелчком, автоматически загружается приложение, из которого был взят фрагмент.

Но не все приложения поддерживают обмен путем перетаскивания.

Задание:

1. Создать документ Microsoft Word средствами Windows. Сохранить первоначальное название.
2. Открыть созданный документ для редактирования методом автоматического запуска приложения. Набрать текст.
3. Сохранить отредактированный документ под именем Word1 в формате rtf и закрыть его.
4. Создать документ в приложении Word. Набрать текст.
5. Сохранить его под именем Word2 в формате документа WORD (расширение doc).
6. Закрыть документ Word2.
7. Не выходя из приложения WORD открыть документ Word1. Скопировать содержимое документа в буфер обмена.
8. Закрыть документ Word1 и открыть документ Word2. Вставить в конец этого документа текст из буфера обмена. Сохранить документ Word2 под именем Word3. Закройте все документы.
9. Просмотрите содержимое буфера обмена.
10. Откройте документы Word1 и Word2 одновременно. Упорядочите окна документов. Переместите содержимое документа Word2 в документ Word1 путем перетаскивания.

Порядок выполнения:

1. См. Создание и открытие нового документа средствами Windows.
2. См. Открытие существующего документа средствами Windows. Набрать текст из данной методички (пункт Закрытие документа — 1,2 предложение).
3. См. Сохранение документа. В диалоговом боксе «Сохранение документа» задать в текстовом поле «Имя файла» Word1, в поле «Тип файла» выбрать «Текст в формате RTF (*.rtf)».
4. Запустить приложение WORD из меню «ПУСК/Программы/Microsoft Word». Для создания нового документа см. Создание и открытие нового документа в среде приложения. Набрать 3, 4 предложение из пункта Закрытие документа.
5. См. Сохранение документа. В диалоговом боксе «Сохранение документа» задать в текстовом поле «Имя файла» Word2, в поле «Тип файла» выбрать «Документ Word(*.doc)».
6. См. Закрытие документа.
7. См. Открытие существующего документа из приложения. В диалоговом боксе Открытие документа задать в текстовом поле «Имя файла» Word1, в поле «Тип файла» выбрать «Текст в формате RTF (*.rtf)». Для копирования в буфер см. Буфер обмена (пункты 1-3).
8. См. Закрытие документа и Открытие существующего документа из приложения. Далее см. Буфер обмена (пункты 4-6). Для сохранения изменений см. Сохранение документа. Закрыть документы WORD с помощью кнопки «Закрыть» в правом верхнем углу окна документа.
9. Свернуть приложение WORD с помощью кнопки «Свернуть» в правом верхнем углу окна приложения в Панели задач. Открыть меню «ПУСК/Программы/Стандартные/Просмотр папки обмена». Просмотреть содержимое буфера обмена и закрыть его.
10. Восстановить приложение WORD из Панели задач до полного окна. С помощью пункта Открытие существующего документа из приложения открыть сначала файл Word1, затем Word2. Для упорядочения окон документов выбрать пункт меню Окно/Расположить все. Выделить текст в файле Word2 и удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить выделенный фрагмент в нужное место окна документа Word1.

После выполнения перетаскивания закрыть приложение Word нажатием кнопки «Закрыть » в правом верхнем углу окна приложения.

Контрольные вопросы:

1. Какие методы открытия документов вы знаете?
2. Перечислите способы запуска документов из папок.
3. Какие действия необходимы для создания нового документа средствами Windows?
4. Для чего используется буфер обмена?
5. Какой документ считается исходным, а какой — целевым при обмене данными?
6. Что такое Scrap-файл? Как он создается?