Цель: формирование у студентов базовой системы знаний о задачах, возможностях информационных технологий, и навыков, необходимых для эффективного выполнения профессиональных задач и дальнейшего профессионального и личностного развития в предметной области.
Содержание отчета по лабораторной работе 5:
1. Титульный лист.
2. Ход разработки базы данных (принскрин, выполненных при разработке базы данных действий: таблицы, схема данных, формы, запросы и отчеты, созданные при разработке базы данных).
Теоретический материал
Знакомство с Access. Создание таблиц
База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД).
Таблица 1 – Типы данных
Объекты базы данных Access
К объектам базы данных Access относятся:
1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.
2. Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.
3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.
4. Отчеты – используются для анализа и печати данных.
5. Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.
6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.
7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA. Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк)
и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа, в соответствии с таблицей 1.
Задание 1. Создание связей между таблицами
1. Запустите Microsoft
Access.
2. Нажмите на кнопку.
3. Задайте имя новой базы
данных – «Фирма.accdb»
4. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.
Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.
Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.
5. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.
6.
7. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся, для этого:
1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец;
2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы→ панель инструментов
Поля и столбцы → Вставить;
3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Фамилия», а Поле2 – «Текстовый».
8. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Главная→ Режимы
→ Конструктор.
9. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Сотрудники»; ключевые поля не задавайте.
10. Аналогично сделайте таблицы «Клиенты» и «Заказы».
11. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно
4
определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).
12. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.
13. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.
14. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы
Заказы – Код заказа.
15. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.
16. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.
17. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.
18. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.
19. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.
20. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.
21. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.
22. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.
23. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее.
24. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.
25. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.
26. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей.
27. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных→ кнопка .
28. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.
5
29. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.
30. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.
31. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей (рисунок 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.
32. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.
33. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.
34. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.
35. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.
36. В результате должна получиться схема данных, представленная на рисунке 2.
Рисунок 2 – Схема данных
В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь
6
«один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и
«∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).
37. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.
38. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма.
39. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.
Задание 2. Отбор данных с помощью запросов
1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее.
2. Выполните команду: вкладка ленты Создание→ Мастер запросов → Простой запрос.
3. В появившемся диалоговом окне (рисунок 3) укажите таблицу Сотрудники и выберите поля Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее.
Рисунок 3 – Создание простого запроса
4. Введите имя запроса – Телефоны – и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников.
5. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для этого выполните команду: вкладка ленты Создание→Конструктор запросов.
6. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть.
7. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды
7
щелкнуть левой кнопкой мыши (рисунок 4).
Рисунок 4 – Создание запроса в режиме Конструктора
8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию.
9. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».
10. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников.
11. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Конструктора.
12. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значение *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель). После этого окно запроса должно выглядеть так, как оно представлено на рисунке 5.