ЗАДАНИЕ 1. Основные методы инвентаризации личного и организационного времени
Ответьте на вопросы в таблице 3.1, зафиксировав свои ответы письменно в гр. 3:
Таблица 3.1
Назовите три сферы Вашей жизни, где тщательный учет времени может быть особенно полезен.
1. ______________________________________________________________
2. ______________________________________________________________
3. ______________________________________________________________
ЗАДАНИЕ 2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени
В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов (таблица 3.2). Раскройте письменно содержание этапа и шагов предложенного алгоритма инвентаризации и анализа времени.
Таблица 3.2 — Этапы и шаги алгоритма инвентаризации и анализа времени
ЗАДАНИЕ 3. Кодификатор трат времени
Для инвентаризации трат времени создайте собственный кодификатор. Кодификатор (на выбор) может учитывать затраты времени в повседневной жизни (в контексте индивидуального ТМ; пример подобного кодификатора см. в разделе 3.9) или на работе (в контексте ролевого ТМ; см. раздел 3.10). При создании кодификатора опирайтесь на правила выделения категорий временных затрат, приведенные в разделе 3.9.
Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета персональных временных затрат. (Пусть вас не смущает числовая «сто балльная система» маркировки категорий и субкатегорий — в свое время это было сделано автором для того, чтобы категории «лучше понимала» компьютерная программа для статистической обработки.)
100. Работа.
101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорганизацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками запланированных дел, поиск и сортировка документации и т.п.).
102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть расписаны детально).
103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не были завершены вовремя (все — по собственной вине).
104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед, обусловленное организацией трудового процесса ожидание).
105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть расписано детально).
106. Дорога (на работу и с работы).
200. Помехи.
201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов и т.п.) в организации. Ресурсы могут быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных трат времени.
202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т.п.).
203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неважно — деловое общение или неформальное).
204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интереса, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т.п.).
205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (ошибочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков и т.п.).
300. Самообслуживание.
301. Сон.
302. Пассивный отдых.
303. Еда.
304. Гигиена.
400. Домашний труд.
401. Магазины.
402. Уборка, наведение порядка в доме.
403. Ремонт, в том числе мелкий.
404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.
405. Разное (например, дача).
500. Свободное время.
501. Общение с друзьями, треп по телефону, гости и т.п.
502. Чтение книг, прессы.
503. Телевизор.
504. Творчество, хобби.
505. Спорт (утренняя гимнастика + бег).
506. Путешествия, поездки, походы, прогулки.
Приведенным выше кодификатором, без затей «списанным» со схемы индивидуального фонда времени.
Ниже приводятся примеры категорий для детального учета временных затрат менеджера.
Функции менеджера:
1. Стратегическое планирование, выработка ценностей, целей, работа над видением, миссией и т.п.
2. Оперативное планирование, формулировка текущих проблем, задач и т.п.
3. Постановка задач перед подчиненными, инструктаж, делегирование и т.п.
4. Оперативное управление, координация деятельности сотрудников и т.п.
5. Обратная связь, контроль над выполнением работ, оценка результатов и т.п.
6. …
Содержание решаемых вопросов:
1. Стратегические вопросы, связанные с комплексным анализом целостной ситуации, планированием и целеполаганием на разных уровнях управления (общее управление).
2. Финансовые вопросы.
3. Вопросы производства (процесса и технологий деятельности).
4. Вопросы ресурсов, материально-технической базы.
5. Вопросы сбыта, маркетинг, реклама, PR.
6. Кадровые вопросы.
7. Вопросы отношения организации с внешней средой.
8. …
Характер общения:
1. Индивидуальная работа в одиночестве.
2. Диалог с подчиненным (вертикальная коммуникация).
3. Диалог с руководителем (вертикальная коммуникация).
4. Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).
5. Групповая работа с подчиненными и коллегами (совещания, отчеты, планерки и т.п.).
6. Групповая работа с руководителем и коллегами.
7. Общение с внешними партнерами (проведение переговоров и т.п.).
8. Общение с представителями власти, контролирующими организациями, прессой и т.п.
9. …
Характер личной работы:
1. Чтение и обработка внутриорганизационной документации, отчетов.
2. Чтение специальной литературы, статей, прессы и т.п.
3. Обработка корреспонденции.
4. Обдумывание.
5. Написание проектов, приказов, докладных записок и т.д.
6. Общение.
7. Работа с техническими средствами, например, с компьютером.
8….
Обратите внимание, что предложенные категории не являются логически взаимоисключающими в отличие от категорий, предложенных в разделе 3.9.
Таблица 3.3 — Кодификатор категорий временных затрат
Примечание для ведущего ТМ-тренинга. Создание кодификатора является индивидуальным заданием, время выполнения которого около 20—30 мин. Желательно, чтобы после составления кодификатора каждый из участников ТМ-тренинга выбрал себе из числа участников «доверенное лицо», человека, который выступил бы в роли эксперта, оценивающего качество созданного кодификатора. Эксперт уточняет содержание выделенных категорий (субкатегорий) учета времени; проверяет, нет ли смыслового пересечения категорий; изучает, не являются ли категории слишком «крупными» или «мелкими» и т. п.
Результатом такой работы в парах должно стать уточнение созданного кодификатора, более качественная формулировка входящих в него категорий (субкатегорий).
Сделайте вывод.
Вывод:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
ЗАДАНИЕ 4. Экспресс-анализ дневных затрат времени
Используя органайзер для качественного анализа времени (процедура и правила заполнения органайзера описаны в разделе 3.8; бланк органайзера находится в Приложении), по памяти проведите инвентаризацию затрат времени за вчерашний (на момент чтения книги или прохождения тренинга) «полный» день.
При заполнении органайзера используйте разработанный вами (см. Задание 3 к данному Практикуму) или типовой (см. разделы 3.9 или 3.10) кодификатор трат времени.
Проведите количественный и качественный анализ дневных затрат времени с помощью алгоритма, изложенного в разделе 3.13.
Таблица 3.4 — Схема качественного анализа времени
Таблица 3.4б — Направления качественного анализа времени
Примечание для ведущего ТМ-тренинга.
Обычно на заполнение органайзера и вычисление всех количественных показателей требуется 15—25 минут. После заполнения органайзеров всех участников просят (в качестве обратной связи) сообщить, какой именно из показателей экспресс-анализа (полезность, продуктивность, эффективность и т.д.) оказался для них наиболее неожиданным, произвел наибольшее впечатление, и почему.
ПЛАН НА ДЕНЬ (дата ____ день недели __________ месяц _________ год ______)
Запланированные задачи
ЗАДАНИЕ 5. Составление ментальной карты дневных помех
Если в течение дня, по которому вы вели учет времени (см. Задание 2 данного Практикума), встречаются затраты времени, кодифицированные как «помехи» (или «воры времени»; см. разделы 2.3, 2.4), то составьте для данных помех ментальные карты, описывающие
— сами помехи,
— возможные причины их возникновения
— и способы борьбы с ними (см. раздел 3.15, п. 3) (таблица 3.5).
Таблица 3.5 — Листок учета дневных помех
Если в течение дня вы сталкивались с несколькими различными помехами, то на ментальной карте должны быть отражены возможные взаимосвязи между ними, а также общие для них причины и способы преодоления (рисунки 1 и 2).
Ментальная карта является удобным способом наглядного представления причин возникновения той или иной помехи, а также вариантов действий по устранению помехи (с опорой на знание причин). В качестве примера приведен фрагмент ментальной карты, составленной на одном из ТМ-тренингов менеджером N.
Ментальная карта напоминает трехзвенное «солнышко», где
— в центре — помеха,
— «лучи» — причины помехи,
— окончания «лучей» — действия по устранению помехи.
ЗАДАНИЕ 6. Заполнение аналитической поточной карты
В разделе 3.3 приводится пример поточной карты, связанной с завариванием черного чая. Обычно участники корпоративных ТМ-тренингов считают данный пример слишком простым и стремятся узнать, как они могут использовать поточную карту для изучения эффективности деятельности своей организации (или подразделения). В качестве практического задания предлагается подробно проанализировать какую-нибудь (выбранную для анализа самими участниками тренинга) трудовую операцию с использованием двусторонней «Аналитической поточной карты».
Ниже в таблице 3.5 приведены наиболее универсальные базовые типы операций и соответствующие им символы поточных карт для описания трудовых (производственных) процессов:
Таблица 3.5 — Символы поточных карт
В качестве примера заполнения простой поточной карты, как человек, неравнодушный к чаю и один из создателей крупнейшего в Рунете ресурса (сайта «Чай»; http//teatips.ru), посвященного этому замечательному напитку, хочу предложить вашему вниманию поточную карту заваривания черного чая.
Рассмотрите внимательно поточную карту заваривания чая.
— Почему операции № 8 и 10 маркированы как «контроль» и «задержка»?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
— Почему операции № 13, 14 и 16 маркированы сразу тремя символами — «операция», «транспортировка» и «контроль»?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Карта____ Заваривание чая ________№ _1_
Название и краткое описание процесса
Как правильно заварить вкусный черный чай (домашний метод)
Метод: используемый/предлагаемый
Проанализируйте предложенную поточную карту заваривания чая: каким образом можно улучшить эту процедуру?
__________________________________________________________________
Выберите какой-нибудь вид деятельности, характерный для Вас (или для вашей организации). Опишите эту деятельность как последовательность из «простейших» операций. Попробуйте обобщить эти операции, объединив их в 3-6 типов. Придумайте какие-нибудь удобные для вас символы, обозначающие типы «Ваших» базовых операций.
Карта_____________________________________№ _2_
Название и краткое описание процесса