Эксперт

Сергей

Задать вопрос

Мы готовы помочь Вам.

Тест по документационному обеспечению представляет собой процедуру проверки знаний и навыков по организации, хранению, и обработке документов в рабочей среде. Этот вид тестирования необходим для обеспечения эффективного функционирования организации, а также соблюдения законодательных требований по сохранности и доступности документации.

В ходе теста могут проверяться знания по правилам оформления документов, процедурам их утверждения и распространения, а также правилам архивирования и уничтожения. Прохождение такого теста помогает убедиться в компетентности сотрудников в области работы с документами и предотвратить возможные ошибки, которые могут негативно сказаться на деятельности организации.

Примеры вопросов с ответами для теста по документационному обеспечению

1. Какие документы относятся к внутренним документам организации?

• а) Договоры с клиентами.
• б) Справки о заработной плате сотрудников.
• в) Положения о структуре и штате предприятия.
• г) Лицензии и сертификаты.

2. Какие основные этапы жизненного цикла документа?

• а) Создание, утверждение, исполнение, хранение, уничтожение.
• б) Создание, публикация, архивирование, редактирование.
• в) Создание, подписание, сканирование, передача.
• г) Создание, согласование, печать, анализ.

3. Какие правила оформления документов обычно устанавливаются в организации?

• а) Только шрифт и размер бумаги.
• б) Правила оформления заголовков, подписей, дат, номеров страниц и другие требования к внешнему виду документов.
• в) Правила выбора цвета бумаги и чернил.
• г) Отсутствуют стандарты оформления.

4. Что означает термин “архивирование документов”?

• а) Уничтожение документов.
• б) Распечатка документов на бумаге.
• в) Перенос документов в архив с целью их хранения и последующего доступа.
• г) Использование специальных архиваторов для сжатия файлов.

5. Какие меры обеспечения безопасности документов обычно принимаются в организации?

• а) Установка прав доступа, шифрование данных, резервное копирование.
• б) Размещение документов на общедоступных серверах.
• в) Использование открытых сетей для передачи документов.
• г) Не предпринимаются никакие меры безопасности.

6. Какие документы обычно подлежат уничтожению?

• а) Все документы, старше года.
• б) Только документы с печатью “Секретно”.
• в) Документы, утратившие свою актуальность или истекшие сроки хранения, согласно утвержденному расписанию уничтожения.
• г) Ни один документ не должен быть уничтожен.

7. Какие действия необходимо предпринять при потере конфиденциального документа?

• а) Ничего не предпринимать, так как документ уже потерян.
• б) Немедленно уведомить руководство и специалистов по информационной безопасности, чтобы принять меры по предотвращению утечки информации.
• в) Попытаться найти документ самостоятельно.
• г) Скрыть факт потери документа.

8. Какие виды документов обычно хранятся в электронном виде?

• а) Только финансовые документы.
• б) Только техническая документация.
• в) Любые документы, включая отчеты, протоколы, письма, приказы и прочие.
• г) Ни один документ не хранится в электронном виде.

9. Какова цель создания документации о процессах и процедурах в организации?

• а) Описание процессов работы, стандартов качества и процедур, чтобы обеспечить единообразие и эффективность деятельности.
• б) Подтверждение работы сотрудников.
• в) Отчет о выполненной работе для клиентов.
• г) Сокращение объема документации в организации.

10. Какие виды документов обычно подлежат обязательному архивированию?

• а) Только документы секретного характера.
• б) Документы, имеющие юридическую и финансовую значимость, а также документы, необходимые для обеспечения бизнес-процессов организации.
• в) Только копии договоров с клиентами.
• г) Ни один документ не подлежит архивированию.