Задание №1. Выполните задание по образцу:

Построить автофигуру, указать цвет заливки и линии. Выбрать Автофигуры – Звезды и ленты  – Лента лицом вверх, затем внутри добавить текст контекстное меню- добавить текст, установить выравнивание по центру.

Ниже добавьте Автофигуру – Блок схема – документ, укажите цвет заливки и линии. Напишите текст внутри фигуры, второй текст напишите шрифтом, разряженным 3пт, для этого меню Формат-Шрифт-Интервал-разряженный-3пт. Вставьте в автофигуру нестандартную таблиц, произведите объединение ячеек, и измените, направление текста меню Формат- Направление текста, одинаковый текст копируйте.

 

Задание 2: Добавить предложенные рисунки (Вставка – Рисунок – Из файла:)

Нижнекамский Государственный Политехнический Колледж Им. Е.Н. Королева

Объявляет набор на следующие специальности:

 

% на базе 9 классов:

• техник-механик – 3 года 10 мес.
• техник-строитель – 3 года 10 мес.
• техник-электрик – 3 года 10 мес.
• техник-технолог – 3 года 10 мес.
• организатор грузоперевозок – 2 года 10 мес.

& на базе 11 классов:

• юрист – 1 год 10 мес.
• бухгалтер – 1 год 10 мес.
• финансист – 1 год 10 мес.

После окончания выдается диплом государственного образца. 

Задание №3 

Создайте таблицу выполните объединение ячеек (Таблица — Объединить ячейки), оформите границы таблицы( Меню Формат- Границы и заливки ), выберите тип линии примените к таблице. Выполните заливку ячеек  таблицы ( Меню Формат — Границы и заливки) применить к ячейке таблицы. Добавьте фигурный текст и вставьте картинку (Вставка рисунка из картинки).

Добавьте к тексту символ Вставка символ  — шрифт Simbol.

отдых

отдых

отдых

отдых

отдых

отдых

отдых

отдых

Вылет из ЕКАТЕРИНБУРГА

Вылет из ЧЕЛЯБИНСКА

Кипр

……

От 590 у.е

7/14 дн.

Кипр

………

От 650 у.е

10 дн.

Крит, Греция

…..

От 630 у.е

10 дн.

Анталия

………

От 690 у.е

10 дн.

Испания

…..

От 900 у.е

14 дн.

Мармарис

………

От 690 у.е

14 дн.

Анталия

…..

От 690 у.е

7 дн.

ОАЭ

………

От 710 у.е

7 дн.

 

454000, Челябинск, ул. Воровского 2, подъезд 3

( 65-06-66, fax: 36-67-87 лицензия  № 007867 от 10.12.2003

 

Задание №4: Добавить предложенные объекты WordArt и рисунки из файла. Сверху вниз: Atomengy, Binder.Вставьте таблицу, измените направление текста (Формат Направление текста), и отредактируйте её через пункт меню Формат — Границы и заливки, добавьте рисунок из картинок.

 

Раздел 4. Электронные таблицы

Тема 4.1.  Основы программы MS Excel. Назначениие

 и структура электронных таблиц.

Студент должен:

иметь представление:

• о видах и возможностях электронных таблиц;

знать:

• назначение кнопок панели инструментов Стандартная и Форматирование;
• понятия и определения ячейки, адреса, диапазона;
• правила создания, заполнения и сохранения электронной таблицы;

уметь:

• вводить информацию в электронные таблицы;
• форматировать и оформлять таблицу;
• создавать, переименовывать, копировать, удалять листы документа;
• сохранять созданную или отредактированную таблицу;

 

Многие вычисления, связанные с повседневной деятельностью человека, удобно и привычно выполнять в виде таблиц. К таким вычислениям относятся, например, бухгалтерские расчеты, расчеты оборота материалов и продукции на заводе, товаров на складе, различные инженерные и статистические расчеты и т.д. В виде таблиц можно оформлять деловые документы: счета, накладные, ведомости и проч. Вообще представление данных в виде прямоугольных таблиц является чрезвычайно удобным и привычным.

Для оперирования с табличными данными предназначены современные программы, называемые электронными таблицами. Электронная таблица – это попросту матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменные), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам. С помощью электронных таблиц вы можете составить, к примеру, смету личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу.

Однако перечисленными задачами возможности Excel не исчерпываются.. Инструменты Еxcel позволяют выполнять анализ массивов данных и представлять результаты анализа в виде графиков и диаграмм. Электронные таблицы располагают также удобными средствами для ведения баз данных, создаваемых на основе обычных списков.

Запуск Excel

Запустите Windows и после загрузки поищите значок Excel на рабочем столе, щелкните по нему дважды левой кнопкой мыши. Если же ярлык Excel отсутствует на рабочем столе, то запустите Excel из главного меню. Для этого щелкните по кнопке Пуск и пройдитесь по системе выпадающих меню: Пуск – Все программы – Microsoft Excel. Приложение Excel можно также запустить из окна Мой компьютер или Проводник (двойной щелчок по значку файла Excel.exe, который обычно находится в папке Program Files\Microsoft Office\Office).

Элементы интерфейса Excel

После загрузки Excel вы уведите в открывшемся окне (Рис. 1) элементы, возможно, знакомые вам по работе с другими Windows-приложениями. К таким элементам относятся: строка заголовка, группы кнопок управления окнами ( , , ,  ), строка меню, панели инструментов, строка состояния, полосы прокрутки и обрамление окна.

Рис. 1. Окно программы Excel и его специальные элементы

 

Назначение всех перечисленных элементов вам уже известно по работе в других Windows-приложениях. Отметим только некоторые особенности заголовка программы. Заголовок приложения Excel объединяет в себе имена программы и активного документа. На приведенном рисунке показано имя документа Книга1 (в таблицах Excel все документы принято называть рабочими книгами).

Кроме перечисленных элементов в окне Excel находятся специальные компоненты, среди которых значатся следующие:

• Строка формул – это панель в верхней части окна Excel, которая используется для задания содержимого ячейки. Содержимым ячейки может быть как некое постоянное значение (например, число или текст), так и формула. С помощью строки формул производится ввод и редактирование содержимого ячейки.
• Поле имени – это текстовое поле слева от строки формул, в котором отображается имя выделенной ячейки, элемент диаграммы или объект. В этом поле можно быстро переопределить имя ячейки.
• Рабочая область листа – это графическое представление электронных таблиц, которое служит наглядной организации и анализу данных. Рабочая область состоит из ячеек и заголовков строк и столбцов.
• Вкладки листов – элементы рабочей области в нижней части окна (Рис. 1), напоминающие вкладки в каталожном ящике. Щелчок мышью по какой-либо из вкладок открывает соответствующий лист рабочей книги.
• Граница вкладок листов – вертикальная черта правее вкладок листов, которая определяет размер области вкладок. Потянув за эту границу, можно изменить размер указанной области.

Панель инструментов форматирование

— объединить ячейки и поместить содержимое в центре;

— присвоить денежный формат;

— присвоить процентный формат;

— присвоить формат с разделителями (разделение групп разрядов, например, 23 456);

— увеличить разрядность (число знаков после запятой);

— уменьшить разрядность.

Панель инструментов стандартная

— скопировать формат по образцу

—  автосуммирование

Рабочие книги

Если вы запустили программу Excel, в окне программы по умолчанию будет раскрыт документ, называемый Книга1. Интерфейс Excel является много документовым, — это означает, что вы можете открывать несколько документов, приготовленных в формате электронных таблиц Excel. Однако в любой момент времени вы можете работать  только с одним документом, который является активным.

Рабочую книгу вы можете открывать с помощью команды меню Файл – Открыть или щелчком по кнопке Открыть, которая находится на панели инструментов. На экране появится стандартный диалог Открытие документа, в котором вам необходимо выбрать нужный файл и щелкнуть по кнопке Открыть, — документ будет открыт в обычном режиме.

Листы рабочей книги

 

Рабочая книга состоит из листов, которые используются в Excel для организации и анализа данных. Листы в книге пронумерованы (Лист1, Лист2 и т.д.) и размечены сеткой линий. Работая с книгой, вы сможете производить всевозможные вычисления, пользуясь данными, размещенными на разных листах книги. Имена листов отображаются на вкладках (ярлычках) в нижней части окна рабочей книги над строкой состояния.  Чтобы перейти с одного листа на другой, щелкните по соответствующему ярлычку. Кстати, чтобы создать оригинальные имена для листов (взамен малоинформативных Лист1, Лист2,…), вы можете поступить точно также, как в случае переименования файлов в Windows: щелкните дважды по ярлычку листа и поверх появившегося фонового прямоугольника на вкладке листа введите новое имя.

Тот лист, который в данный момент открыт в окне Excel, называется активным. Вкладка активного листа подсвечена ярче других вкладок. Переходить от одного листа к другому можно щелчками по вкладкам листов.

Управление листами

• Добавить – опция, с помощью которой добавляется лист в рабочую книгу. После выбора этой опции появляется диалог, в котором нужно указать, что именно требуется добавить: лист, диаграмму или макрос. Если вам нужно вставить такой же лист, как и те, что создаются по умолчанию, выберите значок Лист и щелкните по кнопке ОК.
• Удалить – эта опция служит для удаления листа. Лист из рабочей книги удаляется безвозвратно (в отличие от самой книги, которая, будучи удаленной, попадает как файл в корзину). Поэтому после щелчка по опции Удалить на экране появляется предупреждение о том, что отменить удаление выделенных листов будет невозможно.
• Переименовать – команда, дублирующая двойной щелчок мышью по вкладке листа. Заметим, что ширина вкладки автоматически устанавливается такой, чтобы по возможности полностью поместилось имя листа.
• Переместить/скопировать – эта опция, которая позволяет переместить лист внутри данной книги, а также сделать копию листа. При вызове этой команды появляется диалог, в котором нужно указать, перед каким листом следует разместить выделенный лист. Если в этом диалоге вы установите флажок Создавать копию, то вместо перемещения самого листа в указанное место будет помещена его копия.
• Выделить все листы – команда, которая позволяет сделать активными все листы рабочей книги. Эта команда удобна, когда все вкладки не помещаются в видимую часть промежутка ярлычков листов.
• Исходный текст – команда, которая запускает редактор макросов VBA. При этом оказывается открытым окно программы, в котором можно писать и редактировать код VBA.

Контекстное меню охватывает основные операции с листами. Однако некоторые из операций могут быть реализованы и другими, не менее удобными способами.

Группа листов

• Чтобы создать группу листов, нужно выделить листы, входящие в группу. Нажмите клавишу Ctrl и щелкните поочередно по вкладкам тех листов, которые должны составить группу. После этого вкладки листов группы будут подсвечены белым фоном, а к заголовку окна Excel добавится слово [Группа]. Для выделения смежных листов можно пользоваться клавишей Shift (вместо Ctrl).
• Чтобы расформировать группу листов, нужно вызвать контекстное меню группы листов и выполнить команду Разгруппировать. Разгруппировывать листы можно и другим простым способом: щелчком мыши по любому из ярлычков группы листов.

Выделение листов.

Для этой операции достаточно нажать серую кнопку без названия, расположенную на пересечении заголовков строк и столбцов (в левом верхнем углу таблицы).

Можно выделить несколько листов, если «прощелкать» вкладки всех нужных листов (в нижней части окна) при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить группу листов, сначала щелкните по ярлычку одного из нужных листов, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните по каждому ярлыку остальных листов группы. Клавишу Ctrl в этой операции можно заменить на Shift, если листы рабочей книги следуют подряд.

Ячейки и адреса ячеек.

Взгляните на рабочий лист – он представляет собой совокупность строк и столбцов, которые, в свою очередь, состоят из ячеек. Ячейка – это минимальный элемент электронной таблицы, который имеет адрес, состоящий из имени столбца и имени строки, на пересечении которых она расположена. Например, А1, В2, С6 и т.д., — буквами обозначаются столбцы, а цифрами – строки.

Максимальное число столбцов, расположенных на листе, — 256. первые столбцы обозначаются буквенным символом А, В, С и т.д., затем идут столбцы с двумя буквами АА, АВ, АС…, последний столбец обозначается двумя буквенными символами IV (не путать с римской цифрой четыре). Максимальное число строк также ограничено и равно 65536 (=2¹⁶).

В ячейках вы можете разместить различного рода информацию, которая представляется в виде:

• текста ( текст и числа не участвующего в вычислениях)
• числа (участвующие в вычислениях),
• формула: целая, десятичная или обыкновенная дробь, проценты, денежные суммы и т.д. Дробная часть от целой отделяется — запятой.

Чтобы произвести некоторые действия над любой ячейкой, ее нужно выделить. Выделение ячейки, как выделение объекта в Windows, выполняется щелчком левой кнопки мыши по ячейке, либо щелчком правой кнопки (выделение с вызовом контекстного меню). Наведите указатель мыши (он имеет форму толстого оконтуренного перекрестия) на нужную ячейку и щелкните по ней. Ячейка при этом будет обведена жирной рамкой, причем в правом нижнем углу рамка будет разорвана маленьким квадратиком – маркером заполнения.

Ячейка, которая обведена жирной рамкой, называется текущей или активной. Активная ячейка готова для ввода данных. По сути, работа в Excel сводится к очень простым действиям: вы делаете активной ту или иную ячейку, заносите в нее данные или формулы и затем обрабатываете данные в ячейках по законам Excel.

Диапазоны

Многие операции в Eхcel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие.

Совокупность ячеек называется диапазоном.

Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. Чтобы выделить прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не отпуская кнопки мыши, протяните указатель по другой угловой ячейки (например, F8), расположенной по диагонали прямоугольника по отношению к первой ячейке. После этого кнопку мыши отпустите. Выделенный прямоугольный диапазон будет обеден жирной рамкой, содержащей маркер заполнения.

Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых ячеек (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например,

C2:F8, B16:AD32, A3:A12, D1:G1

Возможны два варианта ввода данных в таблицы Excel осуществляемые с помощью клавиатуры:

• Ввод непосредственно в ячейку. Активизируйте нужную ячейку щелчком мыши и начните ввод с клавиатуры (при этом в ячейке появится мигающий курсор). Введите данные в ячейку и для завершения ввода нажмите клавишу Enter (либо клавишу табуляции или одну из клавиш управления курсором, либо щелкните мышью вне активной ячейки). После нажатия Enter рамка активной ячейки переместится по умолчанию на одну ячейку ниже.
• Ввод в строку формул. Хотя данные вводятся в конкретную ячейку, ввод можно выполнять и в строку формул. Для этого нужно активизировать ячейку, затем следует щелкнуть в поле строки формул (курсор переместится в это поле). Далее в строке формул следует набрать данные и заверить ввод нажатием клавиши Enter (либо каким-либо другим способом из перечисленных выше, кроме клавиш управления курсором).

Для отмены ошибочной записи данных воспользуйтесь одним из следующих способов:

• Если курсор находится в активной ячейке или в строке формул (клавиша Enter еще не нажималась), то для стирания записи нажмите Esc, либо кнопку Отменить на панели инструментов.
• Если ввод данных в ячейку уже завершен (после нажатия Enter), то для удаления введенных данных (очистки ячейки) нужно снова активизировать ячейку и нажать клавишу Delete или Backspace.
• Для отмены изменений и восстановления исходных данных можно использовать также кнопку с крестиком в строке формул.

При вводе данных Excel автоматически распознает числа, текст, даты, логические значения и т.д. Все эти типы значений записываются в ячейках Excel по определенным правилам.

Простые приемы редактирования данных.

Когда вы начинаете вводить данные в таблицы Excel, То для вас естественными покажутся и приемы их редактирования. Они такие же, как и в большинстве Windows-приложений. Отметим только некоторую специфику работы с ячейками.

• Полная замена содержимого ячейки. Если вы хотите заменить содержимое ячейки на новые данные, то нужно выделить ячейку и просто ввести в нее новые данные. Как только вы введете первый символ, прежнее содержимое ячейки будет удалено.
• Редактирование в строке формул. В случае частичного изменения содержимого ячейки вы можете использовать строку формул. Для этого выделите нужную ячейку и поместите курсор в текстовое поле строки формул, щелкнув по нему мышью. Отредактируйте запись в строке формул, пользуясь простейшими инструментами редактирования, описанными выше.
• Редактирование внутри ячейки. Чтобы ввести изменения непосредственно в саму ячейку, дважды щелкните мышью по ячейке, — при этом выделится вся запись. Если щелкните еще раз, в ячейке появится курсор. Эти две операции можно заменить выделением ячейки и последующим нажатием на клавишу F

Пока курсор находится в редактируемой ячейке (либо в строке формул), вы можете отменить внесенные изменения. Для этого можно нажать клавишу Esc, либо кнопку Отменить на панели инструментов, либо кнопку с крестиком в строке формул. Завершается редактирование содержимого ячейки нажатием на клавишу Enter.

Автозаполнение.

• Существенно упростить ввод данных на лист Excel можно с помощью средства, которое называется автозаполнением. Допустим, на листе Excel имеется ячейка с некоторым содержимым, и вы желаете заполнить данными диапазон ячеек, примыкающий к этой исходной ячейке. Если содержимое исходной ячейки совпадает с элементом какой-либо последовательности, заранее заданной в Excel,то в результате автозаполнения в выделенный диапазон будут введены остальные элементы последовательности. Если же для содержимого ячейки программа Excel не может подобрать никакой последовательности, то при автозаполнении будет выполнено копирование исходной ячейки в ячейки выделенного диапазона.

Сохранение рабочей книги

Выполнить команду меню Файл – Сохранить, после чего файл будет сохранен под своим именем в той же папке, в которой он находился прежде.

Если файл новый, то после команды Сохранить появится диалог Сохранение документа, в котором нужно задать местоположение сохраняемого файла, его имя и расширение (по умолчанию предлагается расширение .xls). после заполнения текстовых полей следует щелкнуть по кнопке Сохранить.

Если файл уже существовал на диске,, и вы желаете сохранить его под новым именем, войдите в меню Файл – Сохранить как и выполните необходимые операции в том же диалоге Сохранение документа.

Простые вычисления в Excel.

Ввод и редактирование формулы.

 

Любая  формула Excel.начинается со знака равенства (клавиша =), а также со знаков + или -,или * при этом последующая запись будет воспринята как формула. Пользуются не числами, а адресами ячеек. Завершить ввод формулы можно нажатием на клавишу Enter.

Автосуммирорвание

Спектр возможностей Excel необычайно велик, но, пожалуй, ни один пользователь в своей практике не обходится без операции суммирования.  Сумма – это простейшая формула в Excel. Поняв, как производится суммирование, вы поймете многое в устройстве электронных таблиц.

Управление строками и столбцами.

 

Удаление ячеек, строк и столбцов.

Чтобы удалить ячейку, нужно щелкнуть мышью по этой ячейке и выполнить команду меню Правка – Удалить.

Удаление ячеек.

Удаление строки (строк) или столбца (столбцов) можно выполнить также другим, более быстрым способом. Выделите удаляемые объекты и выберите команду Правка – Удалить. При удалении строк освободившееся место заполняется нижележащими строками, а при удалении столбцов – столбцами справа.

  В таблицы можно вставить пустые ячейки, строки и столбцы. При этом нужно руководствоваться следующими правилами:

• Вставка пустых ячеек. Выделите диапазон, в который следует поместить новые ячейки. Его размер будет определять количество вставляемых ячеек. Войдите в меню Вставка – Ячейки и в открывшемся диалоге Добавление ячеек, который подобен диалогу, показанному на Рис. 4, выберите направление сдвига ячеек (вправо или вниз).
• Вставка строки. Для вставки одной строки выделите любую ячейку в строке, над которой нужно вставить новую строку. Затем в меню Вставка выберите команду Строки. Для вставки нескольких строк нужно выделить несколько вышестоящих строк по числу вставляемых строк и выполнить ту же команду Вставка – Строка.
• Вставка столбца. Чтобы вставить один столбец, щелкните по ячейке в столбце, слева от которого должен находится новый столбец, и выполните команду Вставка – Столбцы. Для вставки нескольких столбцов выделите столбцы, справа от которых нужно разместить новые столбцы. Количество выделенных столбцов должно совпадать с количеством вставляемых столбцов

Операции вставки строки и столбца доступны также из диалога Добавление ячеек, который открывается командой Вставка – Ячейки. В этом диалоге нужно установить переключатель Строку или Столбец.

Выделение диапазонов.

Создание диапазона ячеек напоминает операции выделения группы объектов в папках Windows. В зависимости от геометрии выделяемой области возможны следующие операции выделения:

Выделение прямоугольного (связного) диапазона.

Под прямоугольным диапазоном обычно понимается связный диапазон. Для его выделения нужно протащить указатель мыши при нажатой левой кнопке от одной угловой ячейки до другой угловой ячейки (от левой верхней до правой нижней, либо от левой нижней до правой верхней, либо – то же, но в обратном направлении).

При выделении связного диапазона можно использовать клавишу Shift: отметьте указателем мыши одну угловую ячейку, а затем, нажав клавишу Shift, – вторую угловую ячейку. Результат будет тем же, что и при «протаскивании» указателя мыши через выделяемую область ячеек.

Не менее удобно выделять диапазон с помощью клавиш управления курсором (¬, ­, ®, ¯). Щелкните мышью по верхней левой или нижней правой ячейке будущего диапазона, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте нужные клавиши со стрелками, пока диапазон не будет расширен до требуемых размеров.

Выделение несвязного диапазона.

При выделении несвязной области ячеек (Рис. 5, б) нужно держать нажатой клавишу Ctrl. Сначала выделите один прямоугольный диапазон ячеек в несвязной области, как это было описано выше. Затем нажмите Ctrl и выделите аналогично другие прямоугольные диапазоны. Как только вы начнете выделять второй диапазон, жирная контурная рамка диапазона будет заменена на тонкую полусерую рамку контура.

Если вы решите выделить прямоугольный диапазон, «прощелкав» при нажатой клавише Ctrl все ячейки диапазона, то вместо прямоугольного связного диапазона получите набор несвязных ячеек.

При записи обозначений  несвязных диапазонов последние разбиваются на совокупности связных прямоугольных областей. Связные области (диапазоны) отделяются друг от друга в записи запятыми. Связный диапазон, показанный на Рис. 5, б, обозначается как А2:Е2,D4, B5:B7, C7:D8.

                                            Рис. 5. Примеры диапазонов ячеек:а – связный диапазон А3:В8; б – несвязный диапазон

Выделение строк.

В качестве связного диапазона может выступать вся строка или фрагмент строки. Для выделения всей строки нужно всего лишь щелкнуть по заголовку строки, представляющему собой кнопку с номером строки. Обозначение диапазона, отвечающего всей строке, записывается в виде N:N, где N – номер строки. Например, 10:10 – все ячейки в строке 10.

Если же нужно выделить фрагмент строки, то воспользуйтесь любым из способов выделения связного диапазона, описанным выше. Обозначением фрагмента строки может быть, например, запись В3:Е3 – диапазон ячеек строки 3 от столбца В до столбца Е.

Выделение столбцов.

Выделение всего столбца производится аналогично выделению всей строки: нужно щелкнуть мышью по заголовку столбца. Фрагмент столбца выделяется как обычный связный диапазон. Выделенный столбец будет обозначаться как В3:В21 – диапазон ячеек столбца В с 3-й строки по 21-ю.Аналогично выделению нескольких строк можно выделить несколько столбцов.

Тема 4.2. Обработка табличных данных.

 

 

Студент должен:

иметь представление:

• О различных форматах ячеек;
• Адресах ячеек;

знать:

• различные форматы ячеек;
• относительный и абсолютный адрес ячеек
• мастер функций;
• мастер диаграмм;
• сортировку данных в таблице;
• сохранение таблицы;

уметь:

• создавать электронные таблицы
• задавать границы таблицы
• использовать мастер функций
• сортировать данные в таблице
• применять формулы и использовать маркер заполнения для копирования формул
• сохранять документ
• сохранять созданную или отредактированную таблицу;
• производить расчеты с использованием формул, стандартных функций

 

Форматы ячеек.

Для представления чисел в программе Excel предусмотрены ряд форматов: общий числовой формат, встроенные числовые форматы (денежный, дата, время и др.) и пользовательские числовые форматы. Для этого Меню – Формат- Ячейки- Число.

Общий числовой формат.

Когда вы вводите данные в ячейку, по умолчанию используется общий числовой формат. Допускается ввод в ячейку целых чисел (1234), десятичных дробей (1,234), а также чисел в экспоненциальной форме (1,23Е+0,9). Числа без запятой в качестве разделителя десятичных разрядов воспринимаются программой как целые, например, 4, 0, 03, -2.

Перед отрицательным числом ставится знак минус. Отрицательное число в ячейку вы можете занести либо начав ввод числа с дефиса «-», либо заключив число в круглые скобки, например, -453,21 или (7668,33).

Введенное число размещается по умолчанию в крайних позициях ячейки, в отличие от текста, начало которого совпадает с первой позицией слева. Независимо от количества отображаемых на экране разрядов числа в Excel хранятся с точностью до 15 разрядов. Все рассматриваемые далее форматы позволяют изменять внешний вид чисел, не изменяя их внутреннее представление.

Встроенные числовые форматы.

 

Эти форматы разделяются в Excel на категории: Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный, Текстовый и Экспоненциальный. Имеется также категория Дополнительный формат, которая включает в себя почтовые индексы и телефонные номера. Просмотреть список встроенных форматов вы сможете, если щелкнете правой кнопкой мыши по любой ячейке и в контекстном меню выберете опцию Формат ячеек. По умолчанию будет открыта вкладка Число одноименного диалога

 

 Вкладка Число диалога Формат ячеек

Диалог Формат ячеек, вкладка Шрифт.

 

Обратимся к другому способу отображения содержимого ячеек – к диалогу Формат ячеек  Диалог открывается командой меню Формат – Ячейки либо командой Формат ячеек из контекстного меню выделенной ячейки или диапазона. Из всех возможностей этого диалога мы рассмотрим только те, которые относятся к форматированию содержимого ячеек как текста. Поэтому ограничимся в данном случае рассмотрением двух вкладок: Шрифт и Выравнивание.

• Выравнивание содержимого ячейки по горизонтали, которое обеспечивается выбором нужной позиции (по левому краю, по центру, по ширине и т.д.) в поле по горизонтали. Справа от данного поля расположен счетчик, в который можно ввести значение отступа от левой границы ячейки (в сантиметрах).
• Выравнивание содержимого ячейки по вертикали, реализуемое путем выбора возможных позиций (по верхнему краю, по центру и т.д.) в поле по вертикали.
• горизонтального, как вертикального или как текста, расположенного под произвольным углом. Для вертикального размещения текста нужно щелкнуть по левому полю в рамке Ориентация, а для расположения под произвольным углом необходимо воспользоваться круговой шкалой (наподобие транспортира) либо счетчиком, в который вводится угол поворота текста в градусах.
• Задание переноса теста на новую строку внутри ячейки (флажок переносить по словам).
• Задание режима, при котором размер шрифта и межсимвольное расстояние будут подбирается такими, чтобы на экране отображалось все содержимое ячейки (флажок автоподбор ширины).
• Объединение ячеек прямоугольных диапазонов (флажок объединение ячеек).

Адреса ячеек в Excel.Относительные и абсолютные ссылки.

 

Относительные ссылки устанавливаются в Excel по умолчанию, и относительность их проявляется, к примеру, в следующем. Если вы записали в ячейку А3 формулу = А1+А2 и скопировали эту формулу в ячейку В5, то в итоге получите формулу = В3+В4. при относительных ссылках данная исходная формула представляется как некое действие, согласно которому нужно вычислить сумму двух вышестоящих ячеек.

 

Абсолютные ссылки не изменяются при копировании формулы. Они отличаются от относительных наличием знака доллара $. Например, рассматриваемая формула, записанная в абсолютных ссылках, будет выглядеть как =$А$1+$А$2, и она не будет изменяться при копировании или перемещении в любую ячейку.

В расчетах можно использовать также абсолютные ссылки только на строку или только на столбец. Тогда ссылка будет выглядеть к примеру, как А$1 или как $А1 соответственно. Это так называемые смешанные ссылки.

При некоторых операциях копирования, удаления, происходят погрешности, чтобы этого не происходило ,перед номером строки или столбца нажмите на клавишу  необходимо изменить

адрес ячейки на абсолютный , чтобы этого не происходило перед номером строки или номером

а столбца нажимаем на клавишу F4.

Мастер функций.

Функция  включается в формулу с помощью мастера функций, который упрощает процесс вставки функции в строку формул. Вызывается мастер через Вставка – Функция или нажатием на кнопку .

Диалог мастер функций содержит два списка: Категория и Функция. В первом списке нужно выбрать категорию, в которой находится интересующая вас функция, а во втором – саму функцию. Всего в наборе Excel имеется 10 категорий функций: финансовые, инженерные, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений. Кроме того, список дополнен строкой 10 недавно использовавшихся, которая содержит список функций чаще всего использовавшихся в последнее время.

Выбрав нужную функцию, щелкните по кнопке ОК, после чего откроется следующий диалог мастера функций, называемый палитрой формул или панелью формул (см. диалог на переднем плане Рис. 9). Отметим, что другим способом вызова палитры формул является щелчок по кнопке «=» в строке формул и выбор нужной функции из списка в левой части строки формул.

 Палитра формул в случае вычисления даты (встроенная функция ДАТА)

Диагностика ошибок в формулах

 

Список возможных значений ошибок:

• ##### — наиболее частое значение ошибки в работе у начинающих, которое появляется, когда ширина ячейки недостаточна для размещения в ней числа, даты или времени. Чтобы устранить ошибку, нужно расширить ячейку или изменить формат числа.
• #ИМЯ? – невозможность распознать используемое имя. Это значение ошибки возникает, когда неправильно указано имя объекта или имеется ссылка на имя, которое было удалено, когда неверно указано имя объекта или имеется ссылка на имя, которое было удалено, когда неверно записана функция, когда  при записи адресов вместо латыни использована кириллица и т.д.
• #ЗНАЧ! – попытка некорректного использования функции. Обычной ошибкой является несоответствие данных установленному формату, например, вместо числа или даты в аргументе стоит текст. Это же значение ошибки будет появляться, когда для функции или оператора, которые требуют одного значения аргумента, возвращается диапазон.
• #ЧИСЛО – значение ошибки, которое означает проблему, связанную с представлением или с использованием чисел. Не исключено, что в функции с числовым аргументом используется аргумент нечислового формата. Возможно также, что в ячейку введена формула, возвращающая слишком большое значение по модулю (свыше 10³⁷), либо результат вычислений по формуле не сходится к конечному значению.
• # ССЫЛКА! – означает наличие проблемы с интерпретацией ссылок, имеющихся в формуле. возможно, что формула содержит ссылку на ячейку, которая уже удалена, или ссылку на ячейку, в которую скопировано содержимое других ячеек.
• #ДЕЛ/О – попытка деления на нуль. Такая ситуация чаще возникает из-за того, что в ячейку записано явное деление на нуль (оператор /0), а как следствие использования в качестве делителя ссылки на пустую ячейку или ячейку, содержащую нулевое значение.
• #ПУСТО! – значение ошибки, появляющееся в случае задания в ссылке пустого множества ячеек. Возможно, что вы ошиблись в определении пересечения двух диапазонов, например, выражение типа А3:А6_С4:F7 дает ошибку #ПУСТО!.
• #Н/Д – сокращение от термина «неопределенные данные». Это значение ошибки обычно специально вводится в ячейки, чтобы предотвратить вычисления, которые не могут быть произведены из-за отсутствия данных. Если в вашей формуле имеются ссылки на пустые ячейки, запишите в эти ячейки #Н/Д. Тогда формула будет возвращать значение #Н/Д без вычисления. Когда необходимые данные появятся, вы их просто введете в формулу.

Сортировка и фильтрация данных

Для сортировки данных в  таблице щелкните по любой ее непустой ячейке и нажмите одну из кнопок на панели инструментов:

— сортировка по возрастанию;

— сортировка по убыванию;

в результате будет проведена сортировка сплошной части таблицы, не имеющей пустых строк или столбцов. Заголовки (подписи) столбцов в процесс сортировки по умолчанию не попадают. При сортировке таблицы, в которой нет выделенных областей, строки переставляются целиком.

Сортировка по нескольким параметрам.

Процедура сортировки допускает до трех полей-столбцов, по которым можно провести последовательную сортировку. Если строки имеют одинаковые значения в первом указанном столбце, то сортировка выполняется по значениям второго столбца и т.д. В случае, когда сортировку нужно провести по более, чем трем столбцам, например, по столбцам А, В, С, D в порядке убывания приоритета, то отсортируйте таблицу сначала по столбцу с минимальным приоритетом – D, а затем одновременно по А, В и С.

Для выполнения сортировки щелкните по ячейке таблицы либо выделите диапазон ячеек – область сортировки. Затем войдите в меню Данные – Сортировка и в открывшемся диалоге Сортировка диапазона , задайте столбцы для сортировки (всего их может быть три).

Сортировку удобнее всего задавать в такой последовательности, которая отвечает лучшему восприятию информации, представленной в таблице.

Сортировка диапазона.

Обычно в качестве полей сортировки используют столбцы, а не строки, хотя процедура допускает сортировку и по строкам. Последнее реализуется, если в диалоге сортировки нажать кнопку Параметры и в следующем диалоге Параметры сортировки  становить переключатель Сортировать столбцы диапазона.

В диалоге Параметры сортировки имеется также флажок Учитывать регистр – при его установке слова, начинающиеся с пропиской буквы, будут сортироваться раньше слов, начинающихся со строчной буквы. В списке Сортировка по первому ключу содержаться варианты сортировки, отличные от сортировки по возрастанию или убыванию, например, упорядочение данных по дням недели и по месяцам.

Отбор записей с помощью средства Автофильтр

Отбор записей, или фильтрация представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. В Excel предусмотрены два режима фильтрации: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Из названия средства Автофильтр следует, что оно должно  представлять собой простой и автоматизированный инструмент фильтрации данных. Это средство вызывается командой Данные – Фильтр – Автофильтр. В применении автофильтра следует различать два случая.

Фильтрация без выделения диапазона.

Если перед выполнением фильтрации не был выделен диапазон, то после команды Автофильтр справа от названия каждого столбца появится кнопка с раскрывающимся списком (Рис. 12). Этот список открывают позиции Все, Первые 10…, Условие…, список пункты  Пустые и Непустые. Прокрутив список, вы можете выбрать необходимый вам элемент. Сразу после этого на экране останутся лишь записи, прошедшие фильтрацию, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных строк окрашены по умолчанию в синий цвет. Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в списках других столбцов необходимые элементы, а можете вернуться к исходному виду таблицы, отметив в списке пункт Все.

Для полной отмены процедуры фильтрации нужно войти в меню Данные – Фильтр  — Автофильтр.

Фильтрация выделенного диапазона.

 

Если перед вызовом команды Автофильтр был выделен диапазон ячеек, то в списках элементов для фильтрации будут указаны лишь столбцы из этого диапазона. Отметив пункт Все, Первые 10, Условия.

Пользовательский автофильтр.

Точные критерии для фильтрации можно задать с помощью пункта Условие, который имеется в раскрывающихся списках автофильтра. Если отметить этот пункт, то появится диалог Пользовательский автофильтр, в который нужно ввести условие фильтрации по соответствующему столбцу. Название этого столбца отображается в верхней части диалога над строками ввода условий.

В диалоге Пользовательский автофильтр возможно задание двух условий, записанных через операторы сравнения =, <, >, … и объединенных логическим И, либо ИЛИ. Выбрать нужный оператор сравнения можно из раскрывающегося списка, а значение, с которым будут сравниваться элементы, можно легко записать, если пользоваться масками * и?.

Диаграммы и графики. Построение диаграмм и графиков.

Программа MS Excel обладает замечательной возможностью представлять число­вые данные, находящиеся в ячейках таблицы, в наглядной графической форме — в виде диа­граммы, изображающей изменение числовых данных по строке или столбцу таблицы. Средства программы могут использоваться для быстрого и высококачественного создания и включения в рабочий лист диаграмм самых различных типов — линейных, столбчатых, круго­вых, гистограммных, объемных и т.д. Большинство из этих типов диаграмм имеют несколько разновидностей.

Все диаграммы, за исключением круговой и объемной, имеют две оси: горизонтальную ось или ось категорий, и вертикальную ось или ось значений. Круговая диаграмма вообще не имеет осей. Включаемые в документ диаграммы могут, по желанию пользователя, снаб­жаться заголовком, разметкой и названиями осей, координатными сетками и так называемой легендой — списком использованных в диаграмме условных обозначений.

Алгоритм построение диаграмм

1. Оформить на листе данные для построения диаграммы в виде таблицы вместе с заго­ловками столбцов (строк). Для того чтобы были подписаны оси на графике и со­ставлена легенда, необходимо исходные данные выделить вместе с заголовками столб­цов и строк. (Термин легенда обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной серии данных.)
2. Выделить данные, необходимые для построения диаграммы. Нажать на значок Мастер

Диаграмм или выберите из меню команду Вставка — Диаграмма. Появится первое диалоговое окно Мастера Диаграмм — Мастер Диаграмм: шаг 1 из 4. Выбираем тип диа­граммы из представленных. Нажимаем кнопку Далее.

3. Диалоговое окно Мастера Диаграмм — Мастер Диаграмм: шаг 2 из 4 позволяет изменить данные для построения диаграммы если вы забыли или неверно выделили их перед началом работы. Если все диапазоны выделены верно, то нажимаем кнопку Далее.
4. Диалоговое окно Мастера Диаграмм — Мастер Диаграмм: шаг 3 из 4 отвечает за на­глядность диаграммы: название всей диаграммы, подписи осей, наличие легенды, сетки и др.(при построении некоторых видов диаграмм некоторые из перечис­ленных элементов могут отсутствовать) После добавления всех необходимых элемен­тов нажимаем кнопку Далее.
5. Диалоговое окно Мастер Диаграмм: шаг 3 из 4 определяет, где будет находиться диа­грамма: на другом листе или рядом с таблицей. На этом этапе мы заканчиваем по­строение диаграммы и нажимаем кнопку Готово.

В Excel существует возможность при необходимости изменять внешний вид диаграмм по своему вкусу или для придания им соответствующего вида. Это называется либо настройкой диаграмм или их редактированием.

Для выделения всей области диаграммы достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. При этом выделится некоторое поле, (поле — область диаграммы, заключенная внутри прямоугольной рамки, на рамке появляются прямоугольные прокрутки). Если подвести указа­тель мыши к этим прямоугольникам, то указатель изменит вид. В этот момент размеры рамки можно изменить.

Двойной щелчок на поле диаграммы делает доступным для редактирования внут­ренние объекты. Внутренними объектами диаграммы являются: легенда, заголовок, надписи осей, разметка осей, сетка, все поле графика и каждый график в отдельности. Чтобы отметить внутренний объект, надо установить указатель мыши на элементе и выполнить Щелчок на нем.

Чтобы вызвать контекстное меню — Щелчок правой клавишей мыши. Данные в табли­це и линии графика связаны между собой. Если изменить данные в таблице, то изменят­ся и вид всей диаграммы.

Редактирование поля диаграммы осуществляется вызовом контекстного меню. Здесь можно: Вырезать, копировать — весь график можно вырезать или скопировать в буфер обмена; Очистить — очистить поле графика;

Редактировать объект — перейти к редактированию внутренних объектов диаграммы; Формат объекта — изменить общий вид поля диаграммы. При активизации вкладки можно выбрать стиль, цвет, толщину линий обводки, положить тень, скруглить углы, а также за­лить поле графика цветом, заштриховать или сделать прозрачным.

Редактирование поля диаграммы в режиме редактирования внутренних объектов вы­зывается двойным щелчком по полю диаграммы и нажатием правой клавиши мыши, появляется контекстное меню:

Вставить названия — вставит заголовок диаграммы и названия осей.

Сетка — вставить разметку в поле графика.

Вставить оси — вставить названия осей.

Метки значений — подписать на графике значения функции или метки.

Формат области построения — отредактировать поле графика или поменять тип диаграммы.

Тип диаграммы — поменять тип диаграммы.

 

Столбиковые диаграммы. В Excel имеются два типа столбиковых диаграмм: 1) вертикально ориентированные — гистограммы, и 2)горизонтально ориентированные — полосовые. Эти диа­граммы удобны для сравнения дискретных значений из нескольких радов данных.

 

Лепестковые диаграммы. В лепестковой диаграмме значение каждой точки данных опреде­ляет ее расстояние от центральной точки. Угол радиуса определяется положением точки в ряде данных. Эти диаграммы удобно использовать для представления или сравнения значений рядов данных в целом, а не значений отдельных точек. Абсолютное совокупное значение ряда про­порционально области охватываемой значениями этого ряда. С помощью лепестковой диа­граммы можно легко показать сезонные колебания.